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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 プラ製品製造業においても、原材料の調達や製品の受発注、外注業者との契約など、多くの契約業務が発生します。電子契約システムを導入することで、これらの契約業務を効率的かつ確実に行うことができ、製造プロセスの中断を防ぎ、迅速な対応が可能となります。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

プラ製品製造業では、契約締結のリードタイムが短縮されることが大きなメリットです。特に原材料の仕入れ契約や製品の販売契約など、迅速な対応が求められる場面では、電子契約により数分で契約を完了させることができます。また、契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が容易になります。これにより、契約書の紛失や管理の手間が大幅に削減されます。

費用削減

プラ製品製造業においても、電子契約の導入により印紙税や郵送代、保管費用などのコスト削減が期待できます。特に大量の契約書を取り扱う業務では、紙代やインク代、封筒代などのコストが積み重なりますが、電子契約によりこれらの費用を削減することができます。さらに、業務効率化により間接的な人件費の抑制も見込まれます。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、契約内容の可視化が進み、業務の抜け漏れが減少します。プラ製品製造業では、品質保証や納期遵守などが重要な要素ですが、電子契約システムによりこれらの管理が強化されます。また、契約書の紛失や改ざんを防ぐことができ、コンプライアンスの向上が期待されます。

テレワーク推進

2020年以降、テレワークの普及に伴い、電子契約システムの重要性が増しています。プラ製品製造業でも、ハンコのためだけに出社する必要がなくなり、リモートでの契約業務が可能となります。これにより、業務の柔軟性が向上し、生産性の向上が期待されます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

プラ製品製造業においても、法律によって紙での保管が必要な書類や、電子化に際して相手方の同意が必要な書類があります。特に下請会社との受発注書面や労働条件通知書などが該当します。これらの書類については、電子契約システムの導入前に確認が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約システムの導入に際しては、契約の相手方も電子証明書を取得する必要がある場合があります。プラ製品製造業では、多くのサプライヤーや顧客と契約を結ぶことが多いため、相手方の導入ハードルを考慮する必要があります。説明会の開催や導入手順の説明資料の用意などが求められる場合があります。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

プラ製品製造業においても、契約内容に応じて立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを判断する必要があります。立会人型署名は手軽に導入できる一方、当事者型署名は実印レベルの信頼性があります。

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システム連携から選ぶ

プラ製品製造業では、以下のシステムとの連携が有効です。 CRM、SFA、営業管理ソフト:営業活動から受注、納品、支払いまでの一連の業務を管理するシステムとの連携が有効です。 ワークフローシステム:社内稟議と契約ファイル送信を自動化し、コンプライアンスを守ります。 電子決済:契約と支払いを同時に行うことで、未回収リスクを低減します。

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