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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。 産業用電気機械器具製造業においては、特に多くのサプライヤーやクライアントとの契約が発生するため、効率的な契約管理が求められます。受発注の頻度が高いため、電子契約システムを導入することで、スピーディーな契約締結と同意の確認が可能となり、製造プロセスの円滑な進行が期待できます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

産業用電気機械器具製造業では、契約締結のリードタイム短縮が生産スケジュールに直結します。電子契約を導入することで、契約条件の交渉から締結までのプロセスを迅速化できます。紙ベースの契約であれば数日かかる作業が、電子契約ならば数分で完了します。これにより、製造工程の遅延を防ぎ、納期遵守率を向上させることが可能です。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。大量の契約書を効率的に管理することで、現場からの迅速なアクセスが可能となり、製造ラインのスムーズな運営が期待できます。

費用削減

電子契約による費用削減は、印紙税や郵送代、紙代、保管費用などの直接的なコストに加えて、業務効率化による間接的な人件費削減も大きなメリットです。産業用電気機械器具製造業では、サプライチェーン全体の効率化が競争力に直結します。電子契約システムの導入により、契約業務にかかるコストを大幅に削減することができます。

コンプライアンス強化

製造業においては、品質管理や納期管理が極めて重要です。電子契約システムを導入することで、契約内容や業務プロセスが可視化され、抜け漏れが減少します。これにより、製造ラインのトラブルを未然に防ぎ、信頼性の高い製品供給が実現します。

テレワーク推進

産業用電気機械器具製造業においても、事務部門やエンジニアリング部門のテレワークが進んでいます。電子契約システムを導入することで、紙の契約書を扱う必要がなくなり、リモート環境でもスムーズに業務を進めることができます。これにより、人材の多様な働き方をサポートし、生産性向上につなげることができます。

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導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

産業用電気機械器具製造業においても、法律により紙での保管が求められる書類や、電子化にあたって契約相手方の同意が必要な書類があります。電子化の制約がある書類の一例は以下の通りです。 紙にすることが定められている書類 ・定期借地契約(借地借家法22条) ・定期建物賃貸借契約(借地借家法38条1項) ・訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売、特定継続的役務提供、業務提供誘引販売取引における交付書面(特定商品取引法4条ほか) 電子化にあたって契約の相手方の同意や希望が必要な書類 ・下請会社に対する受発注書面(下請法3条2項) ・労働条件通知書(労働基準法15条1項、労働基準法施行規則5条4項) ・派遣労働者への就業条件を明示する書面(人材派遣法34条、派遣法施行規則26条1項2号)

契約の相手方の導入ハードル

産業用電気機械器具製造業においては、複数のサプライヤーやクライアントと契約を結ぶ必要があります。電子契約の導入に際しては、契約相手方の同意を得ることが重要です。立会人型署名は比較的手軽に導入できますが、相手方にとっても理解しやすい説明が求められます。相手方に対する導入説明会や説明資料の準備が必要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。立会人型署名は、電子証明書の名義が「電子契約システムの提供者」(=立会人)であり、認印レベルの電子署名とされます。一方、当事者型署名は電子証明書の名義が「契約当事者の双方」であり、実印レベルの電子署名とされています。締結する契約内容に応じて要否を判断する必要があります。

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システム連携から選ぶ

電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約は「営業活動から始まり、受注、納品、支払い」という一連の業務の一工程として行われます。したがって、CRMなど契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。製造業においても、顧客情報から契約ファイルを自動作成して契約の相手方に送信し、相手方が承認した際にCRMにそれが反映されるなどのメリットがあります。 ワークフローシステム 「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を、自動化することができます。製造業においても、契約締結前に必ず社内稟議を経ることでコンプライアンスが守られます。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。製造業においても未回収リスクの低減に繋がります。

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