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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 潤滑油製造業においても、原材料の調達、製品の販売、技術提携など、さまざまな契約業務が発生します。これらの業務を電子契約システムで効率化することで、製造プロセス全体のスムーズな運営が期待できます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

潤滑油製造業においても、契約締結のリードタイムが短縮されることは大きなメリットです。特に、原材料の供給契約や新技術のライセンス契約など、迅速な対応が求められる場面では、電子契約システムが有効です。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が容易になります。これにより、製造スケジュールの遅延を防ぎ、安定した製品供給が可能となります。

費用削減

潤滑油製造業では、大量の契約書類が発生します。これに伴う印紙税、郵送代、保管費用などを電子契約システムで大幅に削減できます。特に、原材料調達や製品販売に関する契約は頻繁に行われるため、これらの費用削減は直接的なコストダウンに繋がります。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減少します。潤滑油製造業においても、品質管理や環境規制など厳しいコンプライアンスが求められますが、電子契約システムを活用することでこれらの基準を確実に守ることができます。

テレワーク推進

潤滑油製造業においても、管理部門や営業部門ではテレワークの推進が求められています。電子契約システムを導入することで、契約書の確認や承認のために出社する必要がなくなり、テレワーク環境が整います。

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導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

潤滑油製造業でも、特定の業界規制や取引先の要件により、紙での契約が求められる場合があります。例えば、国際取引における輸出入関連書類などは、電子化に制約があることが多いです。電子化の制約がある書類については、事前に確認が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

潤滑油製造業では、サプライチェーン全体での電子契約化が求められる場合が多いです。契約相手方の導入ハードルを考慮し、電子契約の概念や導入手順を丁寧に説明することが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

潤滑油製造業では、契約の重要性に応じて「立会人型署名」か「当事者型署名」を選ぶことが重要です。高価な技術ライセンス契約などでは、実印レベルの当事者型署名が適しています。

2

システム連携から選ぶ

潤滑油製造業では、CRMや営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済システムとの連携が重要です。これにより、契約業務を中心とした業務全体の効率化が図れます。

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