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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 電線・ケーブル製造業においても、取引先との受発注契約やサプライチェーン全体での合意形成など、膨大な契約業務が発生します。電子契約システムは、これらの業務を効率化し、迅速かつ正確に進めるための強力なツールとなります。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

電線・ケーブル製造業では、契約締結のスピードが生産計画や納期に直結します。電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムが大幅に短縮され、迅速な対応が可能となります。これにより、製造スケジュールの遅延リスクが減少し、顧客満足度の向上にも寄与します。 また、契約締結後のファイル保管や検索も自動化されるため、過去の契約書を迅速に参照することが可能です。これにより、再契約や契約更新の際の手間が省け、重要な契約期限を見逃すことがありません。

費用削減

電線・ケーブル製造業においても、電子契約システムの導入による費用削減効果は顕著です。印紙税、郵送代、紙代、保管費用などの直接的なコスト削減に加え、業務効率化による人件費の抑制も期待できます。特に大量の契約書を扱う場合、これらのコスト削減効果は非常に大きいです。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、契約内容や業務プロセスの可視化が進みます。これにより、電線・ケーブル製造業においても、法規制や業界標準に対するコンプライアンスが強化されます。契約書の紛失や改ざんリスクが減少し、業務の信頼性が向上します。

テレワーク推進

製造業であっても、管理部門や営業部門など、テレワークが可能な部門が存在します。電子契約システムを導入することで、これらの部門においても、契約業務をリモートで行うことができ、労働環境の柔軟性が向上します。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

電線・ケーブル製造業においても、特定の書類は電子化に制約があります。法律により紙での保存が求められる書類や、契約の相手方の同意が必要な書類が存在します。これらの制約を把握し、電子化が可能な書類とそうでない書類を明確に区別する必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

電線・ケーブル製造業の取引先が電子契約システムを導入していない場合、相手方に対して導入のハードルが生じることがあります。特に中小企業の取引先に対しては、電子契約の概念や導入手順の説明が必要です。相手方が理解しやすいように、説明会の開催や資料の提供を行うことが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

電線・ケーブル製造業においても、電子署名の方式を選ぶ際には、立会人型署名と当事者型署名の違いを理解しておくことが重要です。契約内容に応じて、認印レベルの立会人型署名か、実印レベルの当事者型署名を選択します。

2

システム連携から選ぶ

電線・ケーブル製造業においても、CRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済などとのシステム連携が有効です。これにより、契約業務を他の業務プロセスと統合し、効率化を図ることができます。

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