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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。ガラス製品の製造や販売においても、契約プロセスをデジタル化することで、効率的かつ迅速に取引を進めることができます。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残し、改ざん不可能な形で「誰が同意したか」を記録します。これにより、ガラス製品の受発注や取引契約において、契約内容の信頼性と透明性が向上します。また、製品の特性上、品質管理や納期管理が重要となるガラス業界では、契約のペーパーレス化により業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

ガラス製品の取り扱いにおいては、契約締結のリードタイムを短縮することが特に重要です。ガラスは重量があり、運搬や取り扱いに慎重を要するため、迅速な契約締結は業務のスムーズな進行に寄与します。電子契約なら数分で契約を締結でき、契約締結後は自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が容易になります。これにより、在庫管理や納期調整が効率良く行えます。

費用削減

ガラス製品の契約においても、電子契約による費用削減は明確です。印紙税の削減はもちろん、郵送代や保管費用など、紙ベースの業務にかかるコストが大幅に削減されます。特にガラス製品は重量があるため、郵送や保管にかかるコストが高くなる傾向がありますが、これを電子化することで大幅なコスト削減が見込めます。

コンプライアンス強化

ガラス製品の品質管理や納期管理は非常に重要です。電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されることで、品質管理の抜け漏れや納期遅延を防ぎ、債務履行の確実性が高まります。また、ガラス製品の取引では輸送中の破損リスクもあるため、契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことが非常に重要です。

テレワーク推進

ガラス製品の販売や設計を行う企業でも、テレワークの普及に伴い、電子契約システムの利点が大きくなっています。特に遠隔地の顧客やサプライヤーとの取引が多い場合、電子契約システムを活用することで、すべての契約業務をリモートで完結でき、出社の必要が無くなります。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

ガラス製品の取引においても、法律により電子化に制約がある書類があります。不動産や特定の販売形態に関わる書類など、紙にすることが定められている場合は注意が必要です。ガラス製品の輸出入に関わる書類も、相手方の同意を必要とする場合があります。

契約の相手方の導入ハードル

ガラス製品の取引先が電子契約システムへの理解や導入に抵抗を感じることがあります。特に新規の取引先や中小企業の場合、電子証明書の取得やシステムの使い方に不安を感じることがあるため、適切な説明やサポートが必要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

ガラス製品の取引内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを判断する必要があります。高価な製品や長期間にわたる取引の場合、実印レベルの当事者型署名が適していることがあります。

2

システム連携から選ぶ

CRM、SFA、営業管理ソフト ガラス製品の取引は営業活動から始まり、受注、納品、支払いと続くため、CRMなどのシステムとの連携が有効です。 ワークフローシステム 契約に関する社内稟議を自動化することで、ガラス製品の取引におけるコンプライアンスを強化できます。 電子決済 契約と支払いが同時に行われる取引の場合、電子決済サービスとの連携が有効です。

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