自動集計機能対応の勤怠管理システム(シェア上位)
勤怠管理システムとは?
更新:2024年11月13日
勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤時間、休暇、残業時間などの勤怠情報を管理するためのソフトウェアです。特に「自動集計機能」を持つシステムでは、出勤・退勤データや休暇データを自動的に集計し、労働時間や残業時間、欠勤日数などを即座に計算することができます。これにより、手入力のミスを減らし、集計作業にかかる時間を大幅に削減することが可能です。製品によっては、現場やプロジェクトごとの勤務を管理するために、工数入力、日報入力機能を持つものもあります。
導入メリット
業務の効率化、精度の向上
紙やExcelでの管理と比較すると、自動集計機能を持つ勤怠管理システムは、時間外時間数や欠勤・休暇取得日数などをリアルタイムで自動的に算出できます。これにより、集計工数の削減やデータ品質の向上を見込めます。特に、自動集計機能によりデータの正確性が保たれるため、給与計算や労務管理の精度が向上します。
勤務状況の可視化
自動集計機能を活用することで、データに基づいた客観的な勤怠情報や打刻情報を可視化することができます。これにより、36協定の管理や、高負荷な社員を上司や人事部門が見つけやすくなります。自動集計されたデータは、レポートやグラフとして視覚的に表示されるため、判断が迅速かつ正確に行えます。
導入注意点
システム連携の制限
自動集計機能を最大限に活用するためには、他のシステムとの連携が重要です。連携要件がある場合は、自社で使用している機器やシステムが対応可能かを確認しましょう。例えば、給与計算ソフトやプロジェクト管理ツールと連携することで、より効率的な運用が可能となります。
使用機器、機能の制限
自動集計機能がどの程度の柔軟性を持っているかも重要です。使用可能なOSやブラウザに制約がある場合や、特定のメーカーのみ対応できる条件がある場合があります。打刻システム連携、生体認証、PCログオン、打刻時の地点情報の取得など、営業資料だけでは情報が不足する場合がありますので、勤怠管理システムの運営会社に直接問合せることが推奨されます。
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勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
自社の規模や規則に合った製品を選ぶ
自動集計機能がどの程度柔軟に対応できるかを確認しましょう。製品ごとに利用規模の想定があるため、自社の規模や規則にあった製品を選定しましょう。例えば、データの出力方法を自由に指定できる機能、メジャーな勤務形態(勤務時間帯固定の8時間労働制、コアタイムのなしの1か月フレックス制、時短勤務など)以外の対応、独自の集計項目を設定、複数の事業場の36協定を管理といった機能があります。
2
設定の自由度、簡易さで選ぶ
自動集計機能がどの程度カスタマイズ可能かも重要です。人数規模の大きさや業態の特殊性、歴史の長さなどに起因し、会社独自の要件は増加します。これらに対応できるように設定の自由度を確認しましょう。設定の自由度とは、例えば任意の集計項目を追加できる、権限を自由度高く組めるなどです。一方、人数規模が比較的小規模でシンプルな就業規則の場合は、少ない設定で利用可能な製品をお勧めします。このような企業で、自由度の高い製品を導入すると、自由度が高すぎるあまりに過剰な導入工数がかかる、制度変更などの際に運用負荷が高くなることが想定されます。
3
連携する打刻製品との相性で選ぶ
自動集計機能を活用するためには、打刻データの正確性が重要です。ICカード打刻や入退館打刻、Teams、Slack、LINEなどコミュニケーションツールでの打刻など、様々な手段で出退勤打刻を出来るよう、機能拡充が進められています。自社で行いたい打刻方法に対応しているかを確認しましょう。 上記の選び方を全て考慮して、対応する製品を探すのは大変ですが、ITコンサルタント監修の勤怠管理システム診断は、質疑応答に答えるだけで比較表を作成し、無料で簡単に自社にあった製品を探すことができます
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