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勤怠管理システムとは?

更新:2024年10月30日

勤怠管理システムは、従業員の出勤や退勤時間、休暇、残業時間などの勤怠情報を管理するためのソフトウェアです。特に残業管理については、法令遵守や労働時間の適正管理が重要となります。製品によっては、現場やプロジェクトごとの勤務を管理するために、工数入力、日報入力機能を持つものもあります。

pros

導入メリット

業務の効率化、精度の向上

紙やExcelでの管理と比較すると、残業時間や欠勤・休暇取得日数などを自動的に算出できるため、集計工数の削減やデータ品質の向上が期待できます。特に残業時間の自動集計機能は、管理者の負担を大幅に軽減します。

勤務状況の可視化

データに基づいた客観的な勤怠、打刻情報を可視化することができます。これにより、残業時間の過多が見えやすくなり、36協定の遵守や、高負荷な社員を上司や人事部門が迅速に見つけることができます。

cons

導入注意点

システム連携の制限

連携要件がある場合は、自社で使用している機器、システムが対応可能かを確認しましょう。特に残業時間の管理を他システムと連携して行う場合、その連携の制限がないか確認が必要です。

使用機器、機能の制限

使用可能なOSやブラウザに制約がある、特定のメーカのみ対応できる条件がある場合があります。特に残業時間の管理を正確に行うためには、打刻システム連携、生体認証、PCログオン、打刻時の地点情報の取得など、営業資料だけでは情報が不足する場合がありますので、勤怠管理システムの運営会社に直接問合せることが推奨されます。

able

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勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

自社の規模や規則に合った製品を選ぶ

製品ごとに利用規模の想定があるため、自社の規模や規則にあった製品を選定しましょう。例えば、残業時間の管理が特に重要な企業は、残業時間をリアルタイムで確認できる機能や、法令遵守のためのアラート機能がある製品を選ぶと良いでしょう。

2

設定の自由度、簡易さで選ぶ

人数規模の大きさや業態の特殊性、歴史の長さなどに起因し、会社独自の要件は増加します。これらに対応できるように設定の自由度を確認しましょう。特に残業時間の管理においては、任意の集計項目を追加できる、残業の申請・承認フローをカスタマイズできるなど、柔軟な設定が可能なシステムを選ぶことが重要です。一方、人数規模が比較的小規模でシンプルな就業規則の場合は、少ない設定で利用可能な製品をお勧めします。

3

連携する打刻製品との相性で選ぶ

ICカード打刻や入退館打刻、Teams、Slack、LINEなどコミュニケーションツールでの打刻など、様々な手段で出退勤打刻を出来るよう、機能拡充が進められています。特に残業時間の正確な管理を行うためには、自社で行いたい打刻方法に対応しているかを確認しましょう。 上記の選び方を全て考慮して、対応する製品を探すのは大変ですが、ITコンサルタント監修の勤怠管理システム診断は、質疑応答に答えるだけで比較表を作成し、無料で簡単に自社にあった製品を探すことができます

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