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グループウェアとは?

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフロー、そして日報管理機能などの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。特に日報管理機能は、日々の業務報告を効率化し、上司や経営陣がスタッフの進捗状況をリアルタイムで把握できるため、業務全体の透明性と効率性を向上させる重要な機能です。

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日報管理機能対応のグループウェア(シェア上位)

Microsoft 365
Microsoft 365
日本マイクロソフト株式会社が提供するオフィススイートです。WordやExcel、PowerPointといったお馴染みのオフィスアプリに加え、メール(Outlook)やオンライン会議(Teams)、クラウドストレージ(OneDrive)などビジネスに必要な機能を統合提供しています。クラウドサービスとデスクトップアプリが連携し、社内外問わずどこからでも作業できる環境を実現します。WindowsだけでなくMacやスマートフォンからも利用でき、社外や移動中でも高い生産性を維持できます。多くの企業で標準ツールとして採用されており、高度なセキュリティ管理機能も備えるため、機密性の高い業務でも安心です。個人事業主や小規模チーム向けから数万ユーザーのエンタープライズ向けまでプランが揃っており、組織の規模を問わず利用できます。
コスト
月額989
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
113サービス中1
事業規模
中小企業 15
中堅企業 27
大企業 58
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。300人以下の中小企業向けに設計されており、クラウドサービスまたは自社サーバーに導入して利用できるため、企業の方針に合わせた運用が可能です。スケジュール、掲示板、ファイル管理、ワークフローなど社内情報共有に必要な機能を一通り備えており、簡単に使えるのが特徴です。直感的な操作性と手頃な価格により、専任IT担当がいない企業でもスムーズに導入・定着できます。国産ならではのきめ細かなサポートも提供されているため、初めてグループウェアを導入する小規模組織から本格的に業務効率化を図りたい中堅企業まで幅広く適しています。中小企業向けグループウェアの定番として20年以上の提供実績があり、現在も国内で広く活用されています。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
113サービス中2
事業規模
中小企業 30
中堅企業 43
大企業 27
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアです。直感的で使いやすいインターフェースと25以上の豊富な標準機能を備え、ポータルや掲示板、スケジュール管理など社内コミュニケーションを円滑にします。ノーコードで自社専用のアプリを作成できる柔軟性も持ち、業務改善を強力に支援します。クラウド版とオンプレミス版の両方が提供されており、社内ポリシーや規模に応じて最適な導入形態を選択することができます。リーズナブルな価格(月額400円/ユーザー〜)で導入しやすく、国内最大級の導入実績を誇ります。自治体や官公庁にも採用されるほどセキュリティへの配慮と信頼性が高く、中小企業の初めてのグループウェア導入にも適した製品です。大企業まで幅広い規模で利用されており、国産ならではの手厚いサポートも魅力です。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
113サービス中4
事業規模
中小企業 18
中堅企業 47
大企業 35
メリット・注意点
仕様・機能
Chatwork株式会社が提供するビジネスチャットです。国内利用者数No.1を誇るチャットツールで、メールに代わる迅速なコミュニケーション手段として数多くの企業に定着しています。シンプルなインターフェースでITリテラシーを問わず誰でも使いやすく、タスク管理や音声通話なども備えてチームの情報共有を円滑にします。LINEのスタンプのようなアイコン送信機能もあり、親しみやすいUIながら業務の効率向上に役立ちます。社内はもちろん、取引先とのプロジェクトごとにグループチャットを作成するといった柔軟な運用も可能です。無料から利用できる手軽さもあり、小規模事業者やスタートアップでの導入が特に多いですが、中堅企業でも全社コミュニケーション基盤として広く採用されています。
コスト
月額770
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
113サービス中6
事業規模
中小企業 47
中堅企業 28
大企業 25
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。kintoneはクラウド上で提供されるプラットフォームで、プログラミング不要のドラッグ&ドロップ操作によって顧客管理やプロジェクト管理など様々な業務アプリを構築でき、柔軟な業務プロセスのデジタル化を実現します。データベースとコミュニケーション機能が一体となっており、紙やExcelで行っていた情報管理を効率化できる点が強みです。現場の担当者自らがアプリを改善していけるため、業務フローを自社に合わせて最適化しやすく、専任のIT人材が不足する企業でもスピーディーにツール整備が可能です。IT部門に頼らず現場主導で業務ツールを作り改善できることから、企業全体のDX推進にも寄与します。小規模チームの業務効率化から大企業の部門単位での活用まで幅広く対応でき、規模を問わず導入が進んでいます。
コスト
月額1,100
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
113サービス中7
事業規模
中小企業 15
中堅企業 40
大企業 45
メリット・注意点
仕様・機能
LINE WORKS株式会社が提供するビジネスチャットです。LINEの使いやすさを活かしつつ、掲示板やカレンダー、ファイル共有などビジネス向け機能も搭載し、強固なセキュリティで安心して利用できます。最大の特徴はLINEとの高い親和性で、一般向けLINEアプリと直接つながる唯一のビジネスチャットとして、取引先や顧客ともLINE感覚で安全にやり取りできます。無料プランは100人まで利用可能で、小規模組織でも手軽に導入でき、ライトやベーシックなど有料プランにより機能拡張も柔軟です。中小企業の利用が特に多いですが、大企業でも現場のスマホ活用として採用が進んでおり、幅広い規模の組織に適しています。特に現場スタッフがスマホで連絡を取り合う建設・小売・サービス業などでは導入が進んでいます。
コスト
月額450
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
113サービス中9
事業規模
中小企業 47
中堅企業 33
大企業 20
メリット・注意点
仕様・機能
J-MOTTOは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供するクラウド型グループウェアです。1ユーザーあたり月額220円(税込)という低コストで、スケジュール管理、設備予約、掲示板、ワークフロー申請、勤怠管理など全26種類にも及ぶ機能を標準提供します。自社サーバーや専用ソフトの用意が不要で、初期費用もゼロのため、グループウェアを手軽に導入したい企業に最適です。スマートフォンやタブレットからも直感的に操作できる見やすい画面デザインで、ITに詳しくない方でも安心して利用できます。約20年以上にわたり中堅・中小企業を中心に4,000社以上で導入された実績があり、安定したサービス運用と丁寧なサポート体制も魅力です。まずは小規模チームからグループウェアを試してみたい場合にもピッタリの入門サービスと言えます。
コスト
月額110
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
113サービス中18
事業規模
中小企業 62
中堅企業 31
大企業 7
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額200
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
113サービス中23
事業規模
中小企業 24
中堅企業 24
大企業 52
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額66
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
113サービス中60
事業規模
中小企業 75
中堅企業 0
大企業 25
メリット・注意点
仕様・機能
rakumo株式会社が提供するグループウェアです。Google WorkspaceやSalesforceとシームレスに連携し、これらの標準機能では補いきれない社内ワークフローや経費申請、名刺管理といった業務をクラウド上で効率化するツールです。Googleカレンダーと連動した使いやすいスケジュール共有や、稟議・休暇申請をオンラインで完結できる仕組みにより、紙の申請プロセスを削減します。ITリテラシーの高くない社員でも直感的に操作できる優しいUIを備え、既存のGoogle/Salesforce環境に追加する形で手軽に導入できます。数十名規模のベンチャーから数千名のエンタープライズまで、クラウド活用を進める企業に幅広く適したソリューションで、特にGoogle Workspaceを中核に据える企業の業務効率化に威力を発揮します。
コスト
月額539
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能

グループウェアとは?

更新:2024年12月09日

グループウェアは、スケジュールや会議資料などの情報共有や社内のコミュニケーションをサポートするソフトウェアです。主な機能にはメール、スケジュール管理、タスク管理、連絡先一覧、施設予約、掲示板、社内SNSなどがあり、業務の効率化やコミュニケーション不足解消にも役立ちます。近年では、グループウェアは多機能化が進んでおり、上記の機能に加えて、ビジネスチャット、Web会議、オフィススイート、ワークフロー、そして日報管理機能などの機能を備えており、様々な機能を複合的に備えています。特に日報管理機能は、日々の業務報告を効率化し、上司や経営陣がスタッフの進捗状況をリアルタイムで把握できるため、業務全体の透明性と効率性を向上させる重要な機能です。

pros

導入メリット

円滑な情報やナレッジの共有

グループウェアのメールや掲示板機能を利用することで、全社に向けた広報事項の送信や業務資料の共有が容易になります。日報管理機能を活用することで、各メンバーの日々の業務内容が一元管理され、情報共有やナレッジの蓄積がさらに円滑になります。チームや部署ごとに送信対象を一括で選択できるため、効率的なコミュニケーションが可能です。

ワークスペースの一元化

グループウェアは、業務のコミュニケーションを円滑にする機能が1つのツールにまとめられており、様々な機能のツールを複数使い分けたり、別のツールへのデータの移行や転記する必要がなくなります。特に日報管理機能が組み込まれているグループウェアを導入することで、日報作成から提出、確認まで一元化され、管理者も複数のアカウントを管理する必要がなくなる点もワークスペースが一元化されるメリットの1つです。

情報セキュリティの強化

グループウェアには、個人、役職、部署などの様々な切り口で情報の編集権限や閲覧権限を与えることができる製品があります。日報管理機能においても、誰が何を報告したか、誰がその報告を閲覧できるかを細かく制御することができます。また、製品によっては操作ログなども取得することができるため、情報が必要な人にだけ使用できる状態で、不当な変更が行われていないことをシステムによって制御でき、情報セキュリティを強化することに繋がります。

ペーパレス化で業務連絡を効率化

グループウェアによるファイル共有機能の利用により、紙ベースの資料配布を減らし、ペーパーレス化を進めることができます。日報管理機能を活用することで、日々の業務報告もデジタル化され、印刷の手間やコストを削減できます。

cons

導入注意点

他の製品との機能の重複

グループウェアには、複数の機能が備わっているため、他の製品と機能が重複することが頻発します。特に日報管理機能が他のツールと重複する場合、二重管理やワークスペースが分散してしまう恐れがあります。既存のツールとの機能の重複がないようにするか、使い分けを明確にしておく必要があります。

システム連携の制限

他のシステムとの連携要件がある場合は、自社で使用しているツールとの連携に対応できることを確認しましょう。特に日報管理機能が他の業務管理ツールと連携できるかどうかは重要です。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

グループウェアには、企業に必要な情報が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティの見極めが特に重要です。また、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況なども併せて確認しましょう。

able

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グループウェアの選び方

1

カバーできる業務から選ぶ

グループウェアの代表的な機能は、メール、スケジュール管理、会議室予約、社内掲示板、ファイル共有、web会議、ビジネスチャット、社内アンケート、日報、タスク管理、ワークフロー、勤怠管理など多岐にわたります。特に日報管理機能を重視する場合は、その機能が充実しているか、使いやすいかを確認することが重要です。自社で必要な機能を事前に整理した上で、選定に望みましょう。

2

社外関係者との共有できる製品を選ぶ

グループウェアの中には、社外関係者との情報共有に対応した製品があります。また、社外関係者と共有内容も製品ごとで異なります。特に日報管理機能が社外関係者と共有可能かどうかも確認する必要があります。社外関係者と共有と合わせて、共有内容も加味した上で比較しましょう。

3

他システムとの連携から選ぶ

グループウェアと連携できるシステムは様々ですが、特に相性のよいカテゴリは以下です。 web会議システム連携 グループウェアとweb会議システムと連携することで、web会議の通知がグループウェアに表示したり、ファイル共有などをスムーズに行うことができます。また、カレンダーにスケジュールを登録する際に、web会議のURLを発行することができる製品もあります。web会議システムとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 ビジネスチャット連携 グループウェアとビジネスチャットと連携することで、グループウェアの組織マスタとデータ連携をすることができます。また、会議の予定、ワークフローの承認依頼などの各種通知をチャットでも通知することができます。ビジネスチャットとの連携の可否と連携可能な製品を確認しましょう。 チャットボット連携 グループウェアとチャットボットと連携することで、通知の自動化や報告を自動化することができます。また、社内FAQの問い合わせに対して前さばきし、簡単な質問に対しては定型的に自動応答させることができ、個別対応が必要な問い合わせにのみ集中することができます。

4

権限管理の細かさから選ぶ

グループウェアは、社内の情報を1つのツールにまとめるため、権限管理には最新の注意を払うべきです。特に日報管理機能においては、誰がどの情報にアクセスできるかを細かく設定する必要があります。権限管理は、会社、部署、役職、個人単位など、ツールによって細かさが異なります。また、アカウントに対する権限だけでなく、データベースの階層や、ファイルごとに権限を設定することができる製品もあります。自社の状況や利用者に応じて、必要な権限管理の細かさも整理した上で、要件を満たした製品を選択しましょう

able

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