ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に新聞業界では、ニュースの速報性が求められるため、迅速な情報共有と意思決定が不可欠です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、編集部内のコミュニケーションを円滑にし、記事作成や校正のプロセスを効率化できます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
新聞業界では、ニュース速報や緊急対応が求められることが多いです。ビジネスチャットを導入することで、メールと比較して挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約できます。新聞業界では、記事の進捗状況や取材依頼など多岐にわたる情報を一元管理できるため、各カテゴリのツールを個別に確認する手間を省き、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。新聞業界では、特定のニューストピックや取材案件に関して情報を共有する際に非常に有効です。これにより、話題ごとにメッセージが集約され、情報の検索が容易になりますし、特定の知識を持つ記者や編集者を探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
新聞業界では、正式なコミュニケーション手段としてメールが依然として重要です。ビジネスチャットとメールにはそれぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、儀礼的な会社や部署でチャットが馴染まないケースや、チャットにメールのルールが持ち出されてチャットの真価を発揮できないケースもあるため、注意が必要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、大々的な社内告知や全社員向けの連絡が必要な場合、新聞業界では、メールの方が効率的です。チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があるため手間がかかることがあります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。新聞業界では、公式な声明や重要な連絡は引き続きメールや他の正式なツールを使用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。新聞業界では、ニュースの速報性や多様な業務を一元管理できるグループウェアタイプが有効です。一方、チャットに特化したタイプは、他ツールとの連携バリエーションが豊富な傾向にあります。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。新聞業界では、フリーランスの記者や外部の取材先と迅速に情報を共有することが求められます。また、社外とのやりとり方法も以下の2つのパターンがあります。なお、2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。アカウントごとでトークルームが一覧で表示されるため、1つのアカウントですべての情報を見ることができる反面、情報の整理が必要になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。新聞業界でも、以下のようなシステム連携が有効です。 ・web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。ビジネスチャットがweb会議機能を備えている製品もありますが、web会議に特化した製品は、画質や音声などの品質が高い傾向にあるため、併用されることもあります。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。新聞業界では、記事作成や校正、取材の進捗を効率的に管理できます。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。新聞業界では、記事の最終承認や重要な決定事項を迅速に処理できます。 ・勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。チャットから打刻できる製品もあります。新聞業界では、多忙な記者や編集者の勤怠管理が容易になります。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。新聞業界では、取材費用の精算を効率的に行えます。 ・チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。新聞業界では、コミュニケーションを1つに集約することができます。チャットメインだが、メールでの重要連絡もあるようなケースで特におすすめです。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。中には、訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。来客の度に誰かが内線電話で受付して、担当者に個別連絡するなどといった取次ぎの手間をなくし、訪問者の待ち時間も短縮されます
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