契約書管理対応の文書管理システム

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文書管理システムには、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプがあります。契約書の管理に特化したタイプは契約書ライフサイクル管理ソフトともいわれ、契約期限の管理、改竄防止機能などを備えています。契約書の特有の要件に対応したシステムを選ぶことが重要です。

契約書管理を効率的に行うためには、以下の書類の登録機能を備えた製品がおすすめです。 ・複合機からの自動登録：複合機でスキャンした契約書を自動登録でき、紙のやりとりが多い企業に適しています。 ・特定のフォルダからの自動登録：自動登録用のフォルダに移動するだけで契約書を登録でき、電子データでの管理が多い企業に便利です。 ・書類の自動仕分け：契約書の内容を読み取って自動で仕分けでき、フォーマットが一定している企業に適しています。

契約書管理において、以下の書類の検索や内容把握を簡単にする機能が重要です。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知

契約書管理のために、以下の書類の期限を管理する機能が必要です。 ・アラート設定：契約の期限が近づいた際に通知する機能。 ・自動破棄：契約の保存期間を過ぎた際に自動で破棄する機能。 ・自動更新：契約書の期限を自動で更新する機能。