文書管理システムの比較表を作成！おすすめや選び方も解説

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住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。550社以上の導入実績があり、大手企業を含む様々な業種・規模で活用されています。契約書やISO文書、図面など幅広い社内文書の管理に対応し、期限が近づくと自動通知する契約書管理機能など、多彩な機能を搭載しています。また、高性能な検索エンジンと高速ビューワにより、大量の文書から必要な情報を素早く検索可能です。紙文書も複合機でスキャンしてシステムに取り込めば、自動OCR処理で全文検索の対象とすることができます。PDFへの透かし挿入による持ち出し制御などセキュリティ対策も万全で、ISO9001/14001の要求事項を網羅しているため、品質文書管理にも対応できます。さらに、承認ワークフローや複数文書のリンク付け機能も備え、業務効率化を強力に支援します。機能の充実と強固なセキュリティを重視する中堅～大企業に適したシステムです。

日本マイクロソフト株式会社が提供するオフィススイートです。WordやExcel、PowerPointといったお馴染みのオフィスアプリに加え、メール（Outlook）やオンライン会議（Teams）、クラウドストレージ（OneDrive）などビジネスに必要な機能を統合提供しています。クラウドサービスとデスクトップアプリが連携し、社内外問わずどこからでも作業できる環境を実現します。WindowsだけでなくMacやスマートフォンからも利用でき、社外や移動中でも高い生産性を維持できます。多くの企業で標準ツールとして採用されており、高度なセキュリティ管理機能も備えるため、機密性の高い業務でも安心です。個人事業主や小規模チーム向けから数万ユーザーのエンタープライズ向けまでプランが揃っており、組織の規模を問わず利用できます。

富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供する文書管理システムです。すでに多数の企業で採用されており、大量の文書や図面を効率的に管理し、関連するタスク情報まで一元化してコラボレーションを促進します。アクセス権限の細かな設定やバージョン管理、高精度な検索機能を備え、必要な情報を迅速に検索・共有可能です。タイムスタンプ機能も搭載しており、電子帳簿保存法やスキャナ保存要件に対応したJIIMA認証取得のコンプライアンス環境を実現します。また、複合機でスキャンした紙文書にもタイムスタンプを付与して電子化・保管でき、紙資料のデジタル管理も安心です。実際の現場知見をもとに開発された使いやすいUIを採用し、導入企業の業務効率化に貢献します。信頼性が高く、特に法令遵守が求められる中堅～大企業に適したシステムです。

サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。300人以下の中小企業向けに設計されており、クラウドサービスまたは自社サーバーに導入して利用できるため、企業の方針に合わせた運用が可能です。スケジュール、掲示板、ファイル管理、ワークフローなど社内情報共有に必要な機能を一通り備えており、簡単に使えるのが特徴です。直感的な操作性と手頃な価格により、専任IT担当がいない企業でもスムーズに導入・定着できます。国産ならではのきめ細かなサポートも提供されているため、初めてグループウェアを導入する小規模組織から本格的に業務効率化を図りたい中堅企業まで幅広く適しています。中小企業向けグループウェアの定番として20年以上の提供実績があり、現在も国内で広く活用されています。

株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアです。直感的で使いやすいインターフェースと25以上の豊富な標準機能を備え、ポータルや掲示板、スケジュール管理など社内コミュニケーションを円滑にします。ノーコードで自社専用のアプリを作成できる柔軟性も持ち、業務改善を強力に支援します。クラウド版とオンプレミス版の両方が提供されており、社内ポリシーや規模に応じて最適な導入形態を選択することができます。リーズナブルな価格（月額400円/ユーザー〜）で導入しやすく、国内最大級の導入実績を誇ります。自治体や官公庁にも採用されるほどセキュリティへの配慮と信頼性が高く、中小企業の初めてのグループウェア導入にも適した製品です。大企業まで幅広い規模で利用されており、国産ならではの手厚いサポートも魅力です。

弁護士ドットコム株式会社が提供する文書管理システムです。クラウドサイン SCANは電子契約サービス「クラウドサイン」と連携し、紙の契約書をスキャンしてデジタル化・一元管理できるサービスです。契約書の検索性向上や保管スペースの削減を実現し、電子帳簿保存法にも対応しています。既にクラウドサインを利用している企業や、紙と電子の契約書を併用している中堅・大手企業に適しています。AIによる自動データ抽出機能により、契約書の内容を効率的に管理でき、契約更新時期の管理や監査対応も容易になります。スキャンした契約書はクラウド上で安全に保管され、いつでもどこからでもアクセス可能です。法務部門の業務効率化を重視する企業や、契約書管理のデジタル化を段階的に進めたい組織に向いているサービスです。

富士フイルムビジネスイノベーション株式会社が提供するドキュメント管理ソフトです。PC上に電子の机（DocuWorks Desk）を再現し、文書の収集・閲覧・編集・共有を紙のように直感的に行えます。複数文書をバインダーで束ねて整理でき、スタンプやアノテーションで電子承認フローを可視化します。スキャナー連携により紙文書も迅速に取り込み可能で、ネットワーク共有による同時編集機能でチーム協働を効率化します。電子捺印やタイムスタンプにより法的証跡の管理にも対応し、OCR検索で過去資料の活用も容易です。官公庁や大企業での導入実績が豊富で、社内のペーパーレス化と業務効率化を強力に支援します。

株式会社日立ソリューションズが提供する文書管理システムです。大規模企業を含め、国内外で数千社への導入実績があり、25年以上にわたる文書管理のノウハウが活かされています。文書の作成・閲覧・保管・廃棄までライフサイクル全体を一元管理し、情報共有とペーパーレス化を促進します。社内規程や手順書など多様な文書を適切に管理でき、検索性にも優れるため、必要な情報を迅速に見つけ出せます。承認フローによる改訂管理機能も備え、ドキュメントの版管理や統制を徹底可能です。使いやすいインターフェースで利用者の負担が少なく、短期間で運用を開始できます。オンプレミス版とクラウドサービス版が用意されており、ニーズや規模に合わせて柔軟に導入形態を選択可能です。電子帳簿保存法にも対応するなど高い信頼性を備えており、特に社内文書を厳格に管理したい中堅～大企業に適しています。

サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。Garoonは300名以上の大規模組織を念頭に置いて設計されており、スケーラビリティや管理機能、カスタマイズ性に優れるエンタープライズ向け製品です。クラウドサービスとして利用できるほか、自社サーバーに設置して運用することも可能で、セキュリティポリシーに応じた柔軟な導入が行えます。組織階層が複雑な企業でも運用しやすいよう、アクセス権限の細かな設定や多言語対応など大企業ニーズに応える機能を網羅しています。また、既存システムとのデータ連携や他サービスとの統合もしやすく、企業全体の情報基盤として信頼性が高い点も魅力です。数百名規模から数万名の大企業まで対応可能で、大規模でも安定動作するため、成長に合わせて長期利用できるグループウェアとなっています。大企業向けグループウェアの定番として国内の多くの有名企業で採用されており、エンタープライズIT環境に適したソリューションです。

ウイングアーク1st株式会社が提供する文書管理システムです。invoiceAgent 文書管理は、請求書を中心とした各種帳票の電子化・保存・管理を一元的に行えるプラットフォームです。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応し、紙と電子の請求書を統合管理できます。OCR機能により紙の請求書を自動でデジタル化し、AI技術を活用して請求書の内容を自動読み取りします。自動仕訳機能や承認ワークフロー機能により、経理業務の大幅な効率化を実現します。複数部署での同時処理や進捗状況の可視化により、処理遅延を防止し業務品質を向上させます。中堅・大手企業向けに設計されており、月間数千枚以上の請求書を処理する企業や、複雑な承認フローを持つ組織に特に適しています。セキュリティ面でも万全で、クラウド環境での安全な文書保管を提供します。既存の基幹システムとの連携性も高く、ERPと組み合わせて包括的な文書管理体制を構築したい企業に向いているサービスです。