文書の改訂履歴管理機能対応の文書管理システム(シェア上位)
文書管理システムとは?
更新:2024年10月30日
文書管理システムは、文書を電子化して保管し、効率的に管理するためのシステムです。このシステムには、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理などの機能が含まれています。特に「文書の改訂履歴管理機能」を重視する場合、各文書の変更履歴を詳細に記録し、誰がいつ何を変更したのかを確認できる機能が重要です。改訂履歴管理は、法的要件や内部統制の強化、情報の完全性を保つために不可欠です。文書管理システムの中には、ナレッジマネジメントツールと似た機能を持つものもありますが、文書管理システムは法的要件を満たすための厳格な取り扱いが求められることが多いです。FitGapの文書管理システム診断では、改訂履歴管理機能に特化した製品を簡単にチェックすることができます。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムの検索機能により、改訂履歴が詳細に記録された文書を素早く探し出すことができます。これにより業務の生産性向上が期待できます。特に、過去の改訂内容を確認したい場合、改訂履歴管理機能は非常に有用です。
内部統制、情報セキュリティの強化
文書管理システムにおける「文書の改訂履歴管理機能」は、内部統制の強化に大いに寄与します。メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、機密性が高まり、誰が何を変更したのかが明確になります。また、タイムスタンプ機能や版管理機能により、文書の完全性が保たれ、改ざんの防止にも役立ちます。
ペーパレス化
文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。改訂履歴が電子的に管理されるため、紙ベースでの改訂履歴管理の手間も省けます。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、改訂履歴管理機能を最大限に活用するための運用ルールを整備する必要があります。詳細になるほど初期設定や利用者の負担が増えるため、現場負担を加味して策定することが重要です。特に、どの文書の改訂履歴を管理するかを事前に決めておかないと、不要なデータ容量や管理コストが発生する可能性があります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されます。そのため、改訂履歴管理機能が適切に運用されることが前提となります。運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などを確認しましょう。
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文書管理システムの選び方
文書管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムには、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプがあります。改訂履歴管理機能が強力なシステムは、契約書管理特化タイプに多い傾向があります。
2
書類の登録機能から選ぶ
文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するための機能を備えている製品があります。特に、改訂履歴を自動で記録する機能があると、手動での管理負担が減り便利です。
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
文書管理システムの検索機能は、改訂履歴を含む文書の内容を迅速に把握するために重要です。全文検索やサムネイル表示、ランキング表示などの機能を確認しましょう。
4
書類の期限管理機能から選ぶ
文書の改訂履歴管理機能と併せて、書類の期限管理機能も重要です。アラート設定や自動破棄、自動更新などの機能が備わっているかを確認しましょう。
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
文書管理システムは、改訂履歴を含む機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる機能は特に重要です。閲覧、編集、ダウンロードの制限やタイムスタンプ、ログ管理などの機能が求められます。 「文書管理システム 文書の改訂履歴管理機能」を探している方にとって、以上のポイントを踏まえた選定が重要です
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