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文書管理システムとは?

更新:2024年10月30日

文書管理システムは、文書を電子化して保管し、効率的に管理するためのシステムです。その主要な機能の一つに「閲覧権限設定」があります。文書管理システムは単に文書を格納するだけでなく、ファイルの自動格納、版管理、ライフサイクル管理を行うことができます。これにより、文書の保存場所、種類、期限、特に閲覧権限などを整理することができます。文書管理システムとナレッジマネジメントツールの違いとして、文書管理システムは法的要件を満たすための厳格な取り扱いを重視する傾向があり、より高度な閲覧権限設定が必要です。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品が適しているかを簡単な質問に答えるだけで診断できます。

pros

導入メリット

検索性の向上

文書管理システムは、文書の格納場所が整理されるだけでなく、文書の検索機能により必要な文書を素早く見つけることができます。さらに、閲覧権限設定により、特定のユーザーのみがアクセスできる文書を容易に管理できます。

内部統制、情報セキュリティの強化

文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性を高めることができます。特に、閲覧権限設定を正確に行うことで、情報漏洩リスクを低減し、内部統制の強化につながります。タイムスタンプ機能や版管理機能も併せて、文書の情報の完全性を高めることができます。

ペーパレス化

文書管理システムの導入により、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担を削減できます。さらに、電子化された文書に対して閲覧権限を設定することで、アクセス管理が容易になります。

cons

導入注意点

文書の管理のルール整備

文書管理システムを導入する際には、システムに合わせた文書管理の運用ルールを整備する必要があります。特に閲覧権限設定に関しては、どの文書にどのユーザーがアクセスできるかを明確に定めることが重要です。運用ルールが詳細になるほど初期設定の工数や利用者の負担は増えるため、現場の負担を考慮した上で策定することが必要です。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されているため、システムを提供する運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。閲覧権限設定が適切に行われているか確認することも含め、情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、バックアップの状況などを確認する必要があります。

able

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eye

文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ

文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。特に契約書の管理においては、契約期限の管理、改竄防止機能などと共に閲覧権限設定が重要となります。

2

書類の登録機能から選ぶ

文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するための機能を備えている製品があります。これにより、登録後の閲覧権限設定も容易に行えます。

3

書類の閲覧、検索機能から選ぶ

文書管理システムは、書類の検索や内容の把握を簡単にするための機能を備えています。特に閲覧権限設定により、必要な情報に迅速にアクセスできることが重要です。

4

書類の期限管理機能から選ぶ

文書管理システムは、書類の期限を管理する機能を備えています。閲覧権限設定と組み合わせることで、期限が近づいた文書へのアクセス制限や通知を行うことができます。

5

権限管理、セキュリティ要件から選ぶ

文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、閲覧権限設定を含む以下のセキュリティ機能は特に重要です。これにより、誰がどの文書にアクセスできるかを正確に制御できます。 閲覧、編集、ダウンロードの制限 印刷の制限 削除権限 パスワード設定 透かし文字の表示 ログ管理 タイムスタンプ 電子帳簿保存法対応 文書管理システム診断を利用して、これらの機能が自社に適しているかどうかをチェックすることができます

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