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ダウンロード権限設定対応の文書管理システム

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文書管理システムとは?

文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限、そしてダウンロード権限設定などを整理することができます。特に「ダウンロード権限設定」は、情報の漏洩を防ぎ、必要な人だけが特定の文書をダウンロードできるようにするために重要な機能です。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがあり、ナレッジを共有するためには文書を保管する必要はありますが、文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向が強いです。

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ダウンロード権限設定対応の文書管理システム(シェア上位)

DocuWorks
DocuWorks
富士フイルムビジネスイノベーション社が提供する文書管理システム「DocuWorks」は、紙文書と電子文書を一元的に扱えるドキュメントハンドリングソフトウェアです。スキャンした紙資料やPDF、Officeファイルなど様々な形式の文書をデジタルデスク上で束ねたり、仕分けしたり、付箋を貼ってメモを書き込むなど、まるで紙の書類を扱うような感覚で管理できます。電子印鑑による決裁や注釈の追加機能も備え、紙を使わないペーパーレス業務フローを推進します。文書はフォルダで整理し、全文検索で必要な資料を即座に見つけ出せるため、情報共有や過去資料の参照がスムーズです。クラウドサービスとの連携やモバイル対応により、オフィス内外問わずドキュメントにアクセスでき、テレワーク環境でも威力を発揮します。日本国内で数十万ライセンス以上の導入実績があり、中小企業から大企業、官公庁まで幅広い組織で活用されています。長年の信頼と安定性を誇るソフトウェアで、紙と電子のハイブリッドな文書管理を実現し、業務効率化と情報共有の促進に貢献します。
コスト
月額357
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中2
事業規模
中小企業 23
中堅企業 29
大企業 48
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額30,000
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
102サービス中3
事業規模
中小企業 19
中堅企業 36
大企業 45
メリット・注意点
仕様・機能
住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。550社以上の導入実績があり、大手企業を含む様々な業種・規模で活用されています。契約書やISO文書、図面など幅広い社内文書の管理に対応し、期限が近づくと自動通知する契約書管理機能など、多彩な機能を搭載しています。また、高性能な検索エンジンと高速ビューワにより、大量の文書から必要な情報を素早く検索可能です。紙文書も複合機でスキャンしてシステムに取り込めば、自動OCR処理で全文検索の対象とすることができます。PDFへの透かし挿入による持ち出し制御などセキュリティ対策も万全で、ISO9001/14001の要求事項を網羅しているため、品質文書管理にも対応できます。さらに、承認ワークフローや複数文書のリンク付け機能も備え、業務効率化を強力に支援します。機能の充実と強固なセキュリティを重視する中堅~大企業に適したシステムです。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
102サービス中9
事業規模
中小企業 17
中堅企業 42
大企業 41
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアです。直感的で使いやすいインターフェースと25以上の豊富な標準機能を備え、ポータルや掲示板、スケジュール管理など社内コミュニケーションを円滑にします。ノーコードで自社専用のアプリを作成できる柔軟性も持ち、業務改善を強力に支援します。クラウド版とオンプレミス版の両方が提供されており、社内ポリシーや規模に応じて最適な導入形態を選択することができます。リーズナブルな価格(月額400円/ユーザー〜)で導入しやすく、国内最大級の導入実績を誇ります。自治体や官公庁にも採用されるほどセキュリティへの配慮と信頼性が高く、中小企業の初めてのグループウェア導入にも適した製品です。大企業まで幅広い規模で利用されており、国産ならではの手厚いサポートも魅力です。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中11
事業規模
中小企業 12
中堅企業 41
大企業 47
メリット・注意点
仕様・機能
日鉄ソリューションズ株式会社が提供する電子契約システムです。電子契約サービス市場における売上シェアNo.1を誇るパイオニア的存在で、見積から発注・請求まで企業間取引の全工程をデジタル化できるのが特長です。契約書の印紙税や郵送コスト削減、発注業務の効率化、コンプライアンス強化など多方面に効果を発揮します。累計契約書登録数は3,000万件を突破しており、大規模な取引にも耐えうる安定性と実績があります。黎明期の2000年代から提供されており、製造業や金融業など多数の大企業で採用されています。カスタマイズ性も高く、企業ごとの運用に合わせたワークフロー構築やシステム連携が可能です。導入支援メニューも充実しており、基幹システムとの密接な連携運用も実現できます。社外との契約手続きを包括的に電子化したい場合に適したサービスです。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
102サービス中22
事業規模
中小企業 13
中堅企業 27
大企業 60
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額1,881
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中44
事業規模
中小企業 0
中堅企業 14
大企業 86
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額1,496
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
102サービス中49
事業規模
中小企業 16
中堅企業 66
大企業 18
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
日本マイクロソフト株式会社が提供するオフィススイートです。WordやExcel、PowerPointといったお馴染みのオフィスアプリに加え、メール(Outlook)やオンライン会議(Teams)、クラウドストレージ(OneDrive)などビジネスに必要な機能を統合提供しています。クラウドサービスとデスクトップアプリが連携し、社内外問わずどこからでも作業できる環境を実現します。WindowsだけでなくMacやスマートフォンからも利用でき、社外や移動中でも高い生産性を維持できます。多くの企業で標準ツールとして採用されており、高度なセキュリティ管理機能も備えるため、機密性の高い業務でも安心です。個人事業主や小規模チーム向けから数万ユーザーのエンタープライズ向けまでプランが揃っており、組織の規模を問わず利用できます。
コスト
月額989
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
Google LLCが提供するオフィススイートです。GmailやGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドといったクラウドオフィスツールでリアルタイム共同編集が可能で、ファイルはGoogleドライブに一元管理されます。ウェブブラウザさえあればどこからでも利用でき、メールやファイル共有、オンライン会議(Google Meet)も一つのプラットフォーム上でシームレスに連携します。専用アプリやブラウザ経由でパソコンはもちろんスマートフォンからも快適に利用でき、リモートワークや外出先からの業務にも適しています。システム管理の負担が小さく初期コストを抑えて導入できるため、スタートアップや中小企業に特に人気ですが、近年では大企業での全社導入も増えています。柔軟な働き方を支えるクラウド環境として、幅広い規模の組織で活用されています。
コスト
月額748
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能

文書管理システムとは?

更新:2024年10月30日

文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限、そしてダウンロード権限設定などを整理することができます。特に「ダウンロード権限設定」は、情報の漏洩を防ぎ、必要な人だけが特定の文書をダウンロードできるようにするために重要な機能です。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがあり、ナレッジを共有するためには文書を保管する必要はありますが、文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向が強いです。

pros

導入メリット

検索性の向上

文書管理システムによって、文書の格納場所が整理されたり、文書の検索機能により必要な文書を素早く探し出せるため、業務の生産性向上が期待できます。さらに、ダウンロード権限設定により、必要な文書を適切なタイミングで適切な人がダウンロードできるようにすることで、業務の円滑化が図れます。

内部統制、情報セキュリティの強化

文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。特にダウンロード権限設定を活用することで、情報の流出リスクを低減させることができます。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。文書管理システムを導入することで情報セキュリティ、ひいては内部統制の強化につながります。

ペーパレス化

文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。ダウンロード権限設定によって電子文書の適切な管理が行われるため、紙文書の削減だけでなく、電子文書の適切な利用も促進されます。

cons

導入注意点

文書の管理のルール整備

文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。特にダウンロード権限設定については、誰がどの文書にアクセスできるかを明確に定め、必要な権限のみを付与することが重要です。運用ルールは、詳細になるほど、初期設定の工数や利用者の負担が増えるため、現場負担を加味した上で策定すべきです。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されているため、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。特にダウンロード権限設定を適切に管理するためには、運営会社がどのようなセキュリティ対策を講じているかを確認することが必要です。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。

able

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文書管理システムの選び方

1

汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ

文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプがあります。契約書の管理に特化したタイプは契約書ライフサイクル管理ソフトともいわれます。契約書の管理に特化したタイプは、契約期限の管理、改竄防止機能などを備えています。

2

書類の登録機能から選ぶ

文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 ・複合機からの自動登録 複合機でスキャンした書類や、FAXで送られてきた書類を自動登録することができます。紙の文書や紙でのやりとりが多い企業におすすめです。 ・特定のフォルダからの自動登録 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルを自動登録用のフォルダに移動すると、文書管理システムに登録できます。文書データでの取り扱いが多い企業におすすめです。 ・書類の自動仕分け 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。適格請求書を判断して仕分ける製品もあります。読み取る書類のフォーマットがパターン化されている企業におすすめです。

3

書類の閲覧、検索機能から選ぶ

文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。自社に必要な機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知

4

書類の期限管理機能から選ぶ

文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。書類の期限を管理する機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・アラート設定:期限が近づいている書類を通知します。 ・自動破棄:会社法などに定められる帳簿保存期間の要件などで、文書を自動破棄します。会計帳簿の保管を考えている企業におすすめです。 ・自動更新:契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。契約の見直しを頻繁に行わない場合におすすめです。

5

権限管理、セキュリティ要件から選ぶ

文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。特にダウンロード権限設定は、情報漏洩防止のために必要不可欠な機能です。要件を満たす製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・閲覧、編集、ダウンロードの制限 ・印刷の制限 ・削除権限 ・パスワード設定 ・透かし文字の表示 ・ログ管理 ・タイムスタンプ ・電子帳簿保存法対

able

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