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あなたにおすすめ

社内文書を電子化して保管したい

契約書を保管したい

文書管理システムとは?

文書管理システムは、文書を電子化して保管し、検索機能を通じて効率的にアクセスできるシステムです。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。特に検索機能は重要で、必要な情報を迅速に見つけ出すことが業務の効率化に直結します。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがあり、ナレッジを共有するためには文書を保管する必要はあるため明確な線引は難しいです。文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向あるのに対し、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルで情報共有のしやすさを重視する傾向にあります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。

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検索機能対応の文書管理システム(シェア上位)

楽々Document Plus
楽々Document Plus
住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。550社以上の導入実績があり、大手企業を含む様々な業種・規模で活用されています。契約書やISO文書、図面など幅広い社内文書の管理に対応し、期限が近づくと自動通知する契約書管理機能など、多彩な機能を搭載しています。また、高性能な検索エンジンと高速ビューワにより、大量の文書から必要な情報を素早く検索可能です。紙文書も複合機でスキャンしてシステムに取り込めば、自動OCR処理で全文検索の対象とすることができます。PDFへの透かし挿入による持ち出し制御などセキュリティ対策も万全で、ISO9001/14001の要求事項を網羅しているため、品質文書管理にも対応できます。さらに、承認ワークフローや複数文書のリンク付け機能も備え、業務効率化を強力に支援します。機能の充実と強固なセキュリティを重視する中堅~大企業に適したシステムです。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
102サービス中9
事業規模
中小企業 17
中堅企業 42
大企業 41
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアです。直感的で使いやすいインターフェースと25以上の豊富な標準機能を備え、ポータルや掲示板、スケジュール管理など社内コミュニケーションを円滑にします。ノーコードで自社専用のアプリを作成できる柔軟性も持ち、業務改善を強力に支援します。クラウド版とオンプレミス版の両方が提供されており、社内ポリシーや規模に応じて最適な導入形態を選択することができます。リーズナブルな価格(月額400円/ユーザー〜)で導入しやすく、国内最大級の導入実績を誇ります。自治体や官公庁にも採用されるほどセキュリティへの配慮と信頼性が高く、中小企業の初めてのグループウェア導入にも適した製品です。大企業まで幅広い規模で利用されており、国産ならではの手厚いサポートも魅力です。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中11
事業規模
中小企業 12
中堅企業 41
大企業 47
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額1,881
無料プラン
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中44
事業規模
中小企業 0
中堅企業 14
大企業 86
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。300人以下の中小企業向けに設計されており、クラウドサービスまたは自社サーバーに導入して利用できるため、企業の方針に合わせた運用が可能です。スケジュール、掲示板、ファイル管理、ワークフローなど社内情報共有に必要な機能を一通り備えており、簡単に使えるのが特徴です。直感的な操作性と手頃な価格により、専任IT担当がいない企業でもスムーズに導入・定着できます。国産ならではのきめ細かなサポートも提供されているため、初めてグループウェアを導入する小規模組織から本格的に業務効率化を図りたい中堅企業まで幅広く適しています。中小企業向けグループウェアの定番として20年以上の提供実績があり、現在も国内で広く活用されています。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中55
事業規模
中小企業 0
中堅企業 25
大企業 75
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額770
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中78
事業規模
中小企業 0
中堅企業 100
大企業 0
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェアです。高度な機能と低価格を両立しており、社内外問わずPC・スマホからいつでもアクセスできます。スケジュール共有や社内SNS、ワークフロー、経費精算など企業活動に必要な33種のアプリを標準搭載し、これ一つで多くの業務をカバー可能です。全ての機能がモバイルでも使いやすいレスポンシブデザインを採用しており、現場から経営層まで円滑に利用できます。月額360円/ユーザー~という導入しやすい価格設定も魅力で、IT専任者が少ない中小企業でも手軽に全社展開が可能です。もちろん大規模企業でも情報共有基盤として活用でき、幅広い規模の組織に適しています。また、災害時の安否確認やグループ企業間の情報共有機能も備えており、有事や複数組織での利用にも対応します。
コスト
月額360
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中78
事業規模
中小企業 0
中堅企業 100
大企業 0
メリット・注意点
仕様・機能
日本マイクロソフト株式会社が提供するオフィススイートです。WordやExcel、PowerPointといったお馴染みのオフィスアプリに加え、メール(Outlook)やオンライン会議(Teams)、クラウドストレージ(OneDrive)などビジネスに必要な機能を統合提供しています。クラウドサービスとデスクトップアプリが連携し、社内外問わずどこからでも作業できる環境を実現します。WindowsだけでなくMacやスマートフォンからも利用でき、社外や移動中でも高い生産性を維持できます。多くの企業で標準ツールとして採用されており、高度なセキュリティ管理機能も備えるため、機密性の高い業務でも安心です。個人事業主や小規模チーム向けから数万ユーザーのエンタープライズ向けまでプランが揃っており、組織の規模を問わず利用できます。
コスト
月額989
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
Google LLCが提供するオフィススイートです。GmailやGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドといったクラウドオフィスツールでリアルタイム共同編集が可能で、ファイルはGoogleドライブに一元管理されます。ウェブブラウザさえあればどこからでも利用でき、メールやファイル共有、オンライン会議(Google Meet)も一つのプラットフォーム上でシームレスに連携します。専用アプリやブラウザ経由でパソコンはもちろんスマートフォンからも快適に利用でき、リモートワークや外出先からの業務にも適しています。システム管理の負担が小さく初期コストを抑えて導入できるため、スタートアップや中小企業に特に人気ですが、近年では大企業での全社導入も増えています。柔軟な働き方を支えるクラウド環境として、幅広い規模の組織で活用されています。
コスト
月額748
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社オロが提供するクラウドERPシステム「ZAC」は、案件・契約・プロジェクト単位で業務が進行するIT・Web開発業、広告業、コンサル業などに最適化されたシステムです。案件ごとの売上・原価・経費を一元管理でき、プロジェクト別の損益をリアルタイムに可視化して経営判断を支援します。受注前の見込段階から売上・利益予測が可能で、将来の経営数値を精度高く把握できます。標準搭載の電子承認・ワークフロー機能により承認漏れを防ぎ、証跡管理で内部統制の強化にも役立ちます。管理会計機能やダッシュボードも充実し、全社・案件別の経営指標を一元把握可能です。中堅~中小規模のプロジェクト型ビジネス企業に最適です。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能

文書管理システムとは?

更新:2024年10月30日

文書管理システムは、文書を電子化して保管し、検索機能を通じて効率的にアクセスできるシステムです。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。特に検索機能は重要で、必要な情報を迅速に見つけ出すことが業務の効率化に直結します。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがあり、ナレッジを共有するためには文書を保管する必要はあるため明確な線引は難しいです。文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向あるのに対し、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルで情報共有のしやすさを重視する傾向にあります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。

pros

導入メリット

検索性の向上

文書管理システムの最大のメリットの一つは検索性の向上です。文書の格納場所が整理され、強力な検索機能を活用することで、必要な文書を素早く見つけ出せるため、業務の生産性が大幅に向上します。特に全文検索機能やサムネイル表示の機能があると、文書の内容を即座に把握できるようになります。また、検索条件に合う文書の自動通知機能があると、重要な文書を見逃すことがありません。

内部統制、情報セキュリティの強化

文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。検索機能もセキュリティと連携しており、権限を持つユーザーのみが特定の文書を検索・閲覧できるようになっています。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。文書管理システムを導入することで情報セキュリティ、ひいては内部統制の強化につながります。

ペーパレス化

文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。検索機能の強化により、電子化された文書を紙の文書よりも迅速にアクセスできるため、ペーパレス化のメリットがさらに増します。

cons

導入注意点

文書の管理のルール整備

文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。特に検索機能を最大限に活用するためには、文書のメタデータやタグ付けを適切に行うルールが必要です。運用ルールは、詳細になるほど、初期設定の工数や利用者の負担は多くなる傾向にあるため、現場負担を加味した上で策定すべきです。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されており、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。特に検索機能を通じてアクセスされるデータの漏洩は、取引先からの信用、社会的信用を失う可能性があり、経営に致命的なダメージを与えるおそれがあります。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。

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文書管理システムの選び方

1

汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ

文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。特に、契約書の管理に特化したタイプは契約期限の管理、改竄防止機能などを備えており、検索機能も契約書の特性に合わせたものが提供されています。

2

書類の登録機能から選ぶ

文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 複合機からの自動登録 複合機でスキャンした書類や、FAXで送られてきた書類を自動登録することができます。紙の文書や紙でのやりとりが多い企業におすすめです。 特定のフォルダからの自動登録 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルを自動登録用のフォルダに移動すると、文書管理システムに登録できます。文書データでの取り扱いが多い企業におすすめです。 書類の自動仕分け 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。適格請求書を判断して仕分ける製品もあります。読み取る書類のフォーマットがパターン化されている企業におすすめです。

3

書類の閲覧、検索機能から選ぶ

文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。特に検索機能に重点を置く場合、以下のポイントを確認しましょう。 全文検索 文書の内容全体を対象に検索を行うことができます。これにより、特定のキーワードを含む文書を迅速に見つけることができます。 サムネイル表示 文書のプレビューをサムネイル形式で表示する機能です。視覚的に文書を確認できるため、必要な文書を素早く特定するのに役立ちます。 ランキング表示 検索結果を関連性の高い順にランキング表示する機能です。最も関連性の高い文書を最初に確認できるため、効率的です。 検索条件に合う文書の自動通知 特定の検索条件に合致する文書が追加された場合、自動的に通知を受け取ることができる機能です。これにより、重要な文書を見逃すことがありません。

4

書類の期限管理機能から選ぶ

文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。書類の期限を管理する機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 アラート設定 期限が近づいている書類を通知します。 自動破棄 会社法などに定められる帳簿保存期間の要件などで、文書を自動破棄します。会計帳簿の保管を考えている企業におすすめです。 自動更新 契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。契約の見直しを頻繁に行わない場合におすすめです。

5

権限管理、セキュリティ要件から選ぶ

文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。要件を満たす製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 閲覧、編集、ダウンロードの制限 印刷の制限 削除権限 パスワード設定 透かし文字の表示 ログ管理 タイムスタンプ 電子帳簿保存法対

able

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