運用サポートを受けられる文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2024年07月10日
文書管理システムは、文書を電子化して保管・管理するシステムです。運用サポートや導入サポートを検討している企業にとって、文書管理システムの導入は大きなメリットをもたらします。文書を保管するだけでなく、ファイルの自動格納、版管理、ライフサイクル管理などの機能も提供されるため、効率的な文書管理が可能です。導入サポートを利用することで、システムの初期設定やカスタマイズがスムーズに行われ、運用サポートによって日常の運用がスムーズに進行します。文書管理システムの適切な選定とサポート体制の整備により、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを効果的に整理することができます。FitGapの文書管理システム診断を利用すれば、簡単な質問に答えるだけで、自社に最適なシステムを選ぶことができます。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムの導入により、文書の格納場所が整理され、検索機能を活用することで必要な文書を素早く見つけることができます。導入サポートを受けることで、システムの設定が最適化され、検索機能の利用が一層効率的になります。
内部統制、情報セキュリティの強化
文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができ、文書の機密性や可用性を高めます。運用サポートによって、適切な設定や管理が行われ、タイムスタンプ機能や版管理機能などを活用することで、文書の完全性が維持されます。これにより、情報セキュリティや内部統制の強化が図られます。
ペーパレス化
文書管理システムの導入により、紙文書のペーパーレス化が実現し、保管スペースや管理の負担が軽減されます。導入サポートを利用することで、システムの導入がスムーズに進み、ペーパーレス化の効果を速やかに享受できます。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。導入サポートによって、現場の負担を考慮しながら運用ルールを策定することが可能です。また、不要なデータ容量や管理コストを発生させないために、管理対象のドキュメントを事前に決めておくことが重要です。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには機密性の高い文書が保管されるため、運営会社のセキュリティ体制が非常に重要です。運用サポートを提供する企業のセキュリティ規格の取得状況や使用しているインフラ、データセンターの所在地などを確認しましょう。これにより、安心してシステムを運用することができます。
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文書管理システムの選び方
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムには、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと、契約書の管理に特化したタイプがあります。導入サポートを利用することで、どちらのタイプが自社に適しているかを専門家のアドバイスを受けながら選ぶことができます。
2
書類の登録機能から選ぶ
効率的な書類登録のために、以下の機能を備えた製品を選びましょう。運用サポートを受けることで、これらの機能を効果的に活用する方法を学ぶことができます。 ・複合機からの自動登録 ・特定のフォルダからの自動登録 ・書類の自動仕分け
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
文書管理システムの検索や閲覧機能も重要です。導入サポートを受けることで、最適な設定を行い、以下の機能を効果的に活用できます。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知
4
書類の期限管理機能から選ぶ
期限管理機能も重要な要素です。導入サポートによって、以下の機能を適切に設定し、利用することができます。 ・アラート設定 ・自動破棄 ・自動更新
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
機密性の高い情報を扱うため、権限やセキュリティに関わる機能も重要です。運用サポートを通じて、以下の機能を適切に設定・管理することができます。 ・閲覧、編集、ダウンロードの制限 ・印刷の制限 ・削除権限 ・パスワード設定 ・透かし文字の表示 ・ログ管理 ・タイムスタンプ ・電子帳簿保存法対応 運用サポートや導入サポートを活用することで、文書管理システムの効果を最大限に引き出し、自社の業務効率化とセキュリティ強化を実現しましょう
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