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あなたにおすすめ

社内文書を電子化して保管したい

契約書を保管したい

文書管理システムとは?

文書管理システムは、文書を電子化して保管・管理するシステムです。運用サポートや導入サポートを検討している企業にとって、文書管理システムの導入は大きなメリットをもたらします。文書を保管するだけでなく、ファイルの自動格納、版管理、ライフサイクル管理などの機能も提供されるため、効率的な文書管理が可能です。導入サポートを利用することで、システムの初期設定やカスタマイズがスムーズに行われ、運用サポートによって日常の運用がスムーズに進行します。文書管理システムの適切な選定とサポート体制の整備により、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを効果的に整理することができます。FitGapの文書管理システム診断を利用すれば、簡単な質問に答えるだけで、自社に最適なシステムを選ぶことができます。

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運用サポートを受けられる文書管理システム(シェア上位)

DocuWorks
DocuWorks
富士フイルムビジネスイノベーション社が提供する文書管理システム「DocuWorks」は、紙文書と電子文書を一元的に扱えるドキュメントハンドリングソフトウェアです。スキャンした紙資料やPDF、Officeファイルなど様々な形式の文書をデジタルデスク上で束ねたり、仕分けしたり、付箋を貼ってメモを書き込むなど、まるで紙の書類を扱うような感覚で管理できます。電子印鑑による決裁や注釈の追加機能も備え、紙を使わないペーパーレス業務フローを推進します。文書はフォルダで整理し、全文検索で必要な資料を即座に見つけ出せるため、情報共有や過去資料の参照がスムーズです。クラウドサービスとの連携やモバイル対応により、オフィス内外問わずドキュメントにアクセスでき、テレワーク環境でも威力を発揮します。日本国内で数十万ライセンス以上の導入実績があり、中小企業から大企業、官公庁まで幅広い組織で活用されています。長年の信頼と安定性を誇るソフトウェアで、紙と電子のハイブリッドな文書管理を実現し、業務効率化と情報共有の促進に貢献します。
コスト
月額357
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中2
事業規模
中小企業 23
中堅企業 29
大企業 48
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額30,000
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
102サービス中3
事業規模
中小企業 19
中堅企業 36
大企業 45
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアです。直感的で使いやすいインターフェースと25以上の豊富な標準機能を備え、ポータルや掲示板、スケジュール管理など社内コミュニケーションを円滑にします。ノーコードで自社専用のアプリを作成できる柔軟性も持ち、業務改善を強力に支援します。クラウド版とオンプレミス版の両方が提供されており、社内ポリシーや規模に応じて最適な導入形態を選択することができます。リーズナブルな価格(月額400円/ユーザー〜)で導入しやすく、国内最大級の導入実績を誇ります。自治体や官公庁にも採用されるほどセキュリティへの配慮と信頼性が高く、中小企業の初めてのグループウェア導入にも適した製品です。大企業まで幅広い規模で利用されており、国産ならではの手厚いサポートも魅力です。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中11
事業規模
中小企業 12
中堅企業 41
大企業 47
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額770
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中78
事業規模
中小企業 0
中堅企業 100
大企業 0
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。Garoonは300名以上の大規模組織を念頭に置いて設計されており、スケーラビリティや管理機能、カスタマイズ性に優れるエンタープライズ向け製品です。クラウドサービスとして利用できるほか、自社サーバーに設置して運用することも可能で、セキュリティポリシーに応じた柔軟な導入が行えます。組織階層が複雑な企業でも運用しやすいよう、アクセス権限の細かな設定や多言語対応など大企業ニーズに応える機能を網羅しています。また、既存システムとのデータ連携や他サービスとの統合もしやすく、企業全体の情報基盤として信頼性が高い点も魅力です。数百名規模から数万名の大企業まで対応可能で、大規模でも安定動作するため、成長に合わせて長期利用できるグループウェアとなっています。大企業向けグループウェアの定番として国内の多くの有名企業で採用されており、エンタープライズIT環境に適したソリューションです。
コスト
月額911
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社オロが提供するクラウドERPシステム「ZAC」は、案件・契約・プロジェクト単位で業務が進行するIT・Web開発業、広告業、コンサル業などに最適化されたシステムです。案件ごとの売上・原価・経費を一元管理でき、プロジェクト別の損益をリアルタイムに可視化して経営判断を支援します。受注前の見込段階から売上・利益予測が可能で、将来の経営数値を精度高く把握できます。標準搭載の電子承認・ワークフロー機能により承認漏れを防ぎ、証跡管理で内部統制の強化にも役立ちます。管理会計機能やダッシュボードも充実し、全社・案件別の経営指標を一元把握可能です。中堅~中小規模のプロジェクト型ビジネス企業に最適です。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
Google LLCが提供するオフィススイートです。GmailやGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドといったクラウドオフィスツールでリアルタイム共同編集が可能で、ファイルはGoogleドライブに一元管理されます。ウェブブラウザさえあればどこからでも利用でき、メールやファイル共有、オンライン会議(Google Meet)も一つのプラットフォーム上でシームレスに連携します。専用アプリやブラウザ経由でパソコンはもちろんスマートフォンからも快適に利用でき、リモートワークや外出先からの業務にも適しています。システム管理の負担が小さく初期コストを抑えて導入できるため、スタートアップや中小企業に特に人気ですが、近年では大企業での全社導入も増えています。柔軟な働き方を支えるクラウド環境として、幅広い規模の組織で活用されています。
コスト
月額748
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額749
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
日本マイクロソフト株式会社が提供するオフィススイートです。WordやExcel、PowerPointといったお馴染みのオフィスアプリに加え、メール(Outlook)やオンライン会議(Teams)、クラウドストレージ(OneDrive)などビジネスに必要な機能を統合提供しています。クラウドサービスとデスクトップアプリが連携し、社内外問わずどこからでも作業できる環境を実現します。WindowsだけでなくMacやスマートフォンからも利用でき、社外や移動中でも高い生産性を維持できます。多くの企業で標準ツールとして採用されており、高度なセキュリティ管理機能も備えるため、機密性の高い業務でも安心です。個人事業主や小規模チーム向けから数万ユーザーのエンタープライズ向けまでプランが揃っており、組織の規模を問わず利用できます。
コスト
月額989
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能

文書管理システムとは?

更新:2024年07月10日

文書管理システムは、文書を電子化して保管・管理するシステムです。運用サポートや導入サポートを検討している企業にとって、文書管理システムの導入は大きなメリットをもたらします。文書を保管するだけでなく、ファイルの自動格納、版管理、ライフサイクル管理などの機能も提供されるため、効率的な文書管理が可能です。導入サポートを利用することで、システムの初期設定やカスタマイズがスムーズに行われ、運用サポートによって日常の運用がスムーズに進行します。文書管理システムの適切な選定とサポート体制の整備により、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを効果的に整理することができます。FitGapの文書管理システム診断を利用すれば、簡単な質問に答えるだけで、自社に最適なシステムを選ぶことができます。

pros

導入メリット

検索性の向上

文書管理システムの導入により、文書の格納場所が整理され、検索機能を活用することで必要な文書を素早く見つけることができます。導入サポートを受けることで、システムの設定が最適化され、検索機能の利用が一層効率的になります。

内部統制、情報セキュリティの強化

文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができ、文書の機密性や可用性を高めます。運用サポートによって、適切な設定や管理が行われ、タイムスタンプ機能や版管理機能などを活用することで、文書の完全性が維持されます。これにより、情報セキュリティや内部統制の強化が図られます。

ペーパレス化

文書管理システムの導入により、紙文書のペーパーレス化が実現し、保管スペースや管理の負担が軽減されます。導入サポートを利用することで、システムの導入がスムーズに進み、ペーパーレス化の効果を速やかに享受できます。

cons

導入注意点

文書の管理のルール整備

文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。導入サポートによって、現場の負担を考慮しながら運用ルールを策定することが可能です。また、不要なデータ容量や管理コストを発生させないために、管理対象のドキュメントを事前に決めておくことが重要です。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

文書管理システムには機密性の高い文書が保管されるため、運営会社のセキュリティ体制が非常に重要です。運用サポートを提供する企業のセキュリティ規格の取得状況や使用しているインフラ、データセンターの所在地などを確認しましょう。これにより、安心してシステムを運用することができます。

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文書管理システムの選び方

1

汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ

文書管理システムには、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと、契約書の管理に特化したタイプがあります。導入サポートを利用することで、どちらのタイプが自社に適しているかを専門家のアドバイスを受けながら選ぶことができます。

2

書類の登録機能から選ぶ

効率的な書類登録のために、以下の機能を備えた製品を選びましょう。運用サポートを受けることで、これらの機能を効果的に活用する方法を学ぶことができます。 ・複合機からの自動登録 ・特定のフォルダからの自動登録 ・書類の自動仕分け

3

書類の閲覧、検索機能から選ぶ

文書管理システムの検索や閲覧機能も重要です。導入サポートを受けることで、最適な設定を行い、以下の機能を効果的に活用できます。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知

4

書類の期限管理機能から選ぶ

期限管理機能も重要な要素です。導入サポートによって、以下の機能を適切に設定し、利用することができます。 ・アラート設定 ・自動破棄 ・自動更新

5

権限管理、セキュリティ要件から選ぶ

機密性の高い情報を扱うため、権限やセキュリティに関わる機能も重要です。運用サポートを通じて、以下の機能を適切に設定・管理することができます。 ・閲覧、編集、ダウンロードの制限 ・印刷の制限 ・削除権限 ・パスワード設定 ・透かし文字の表示 ・ログ管理 ・タイムスタンプ ・電子帳簿保存法対応 運用サポートや導入サポートを活用することで、文書管理システムの効果を最大限に引き出し、自社の業務効率化とセキュリティ強化を実現しましょう

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