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ビジネスチャットとは？

更新：2024年10月03日

ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。特に製本印刷加工業では、多くのプロジェクトが同時進行し、複数の部署や外部業者との連携が求められるため、ビジネスチャットの活用は非常に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。

pros

導入メリット

コミュニケーションのスピードアップ

製本印刷加工業では、迅速な対応が求められる場面が多いです。メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。また、スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。

業務連絡の集約できる

ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。製本印刷加工業では、デザイン部門、製造部門、営業部門など多岐にわたる部署との連携が必要となるため、情報の一元管理が大いに役立ちます。

話題に関するコミュニケーション

チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、新しい製本技術の導入や特定のお客様のプロジェクトについての情報共有が迅速に行えます。

cons

導入注意点

メールとの差別化

メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、フォーマルな連絡や取引先とのやり取りにはメールが適している場合が多いため、製本印刷加工業でもこれらの使い分けが重要です。

大人数への連絡

ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、全体会議の案内や大規模なプロジェクトの連絡など、製本印刷加工業のような多人数が関わる環境では、メールの方が適していることがあります。

フォーマルなコミュニケーションには不向き

ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。製本印刷加工業の取引先との契約や見積もりなど、正式な連絡はメールで行う方が安全です。

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ビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

ビジネスチャットのタイプから選ぶ

ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。製本印刷加工業では、デザイン確認や進捗報告など多様なコミュニケーションが必要となるため、他ツールとの連携バリエーションが豊富なチャットに特化したタイプが適しています。

2

社外とのやりとりできる製品を選ぶ

ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。製本印刷加工業では、クライアントや外部業者との連絡が頻繁に発生するため、トークルーム作成型やゲスト参加型などの機能を持つ製品が便利です。

3

他カテゴリとのシステム連携で選ぶ

ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。製本印刷加工業では、以下のようなシステム連携が有効です。 **web会議システム**: デザイン確認やプロジェクトミーティングに利用。 **タスク管理ツール**: 個々のプロジェクトの進捗管理に利用。 **ワークフローシステム**: 承認フローの効率化に利用。 **勤怠管理システム**: 作業員のシフト管理や出勤状況の把握に利用。 **経費精算システム**: 経費管理の効率化に利用。 **チャットボット**: よくある質問への迅速な対応や情報検索に利用。 **メールソフト**: フォーマルな連絡の一元管理に利用。 **受付システム**: 来客通知の効率化と待ち時間の短縮に利用。 これらの連携機能を活用することで、製本印刷加工業の業務効率を大幅に向上させることが期待できます

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