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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。漆器製造業においても、原材料の調達契約や製品の販売契約など、多くの契約業務が発生します。これらの契約を電子的に行うことで、業務効率化やコスト削減のメリットが得られます。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

漆器製造業においても、原材料の仕入れや販売代理店との契約など、契約業務が多岐にわたります。電子契約システムを導入することで、これらの契約を迅速に締結し、リードタイムを大幅に短縮できます。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。紙の場合はこれらに多大な時間と工数がかかり、場合によっては契約書保管用に倉庫を借りたり、そこから過去の契約書を引っ張り出すことすらあります。

費用削減

漆器製造業では、製品の品質管理や製造プロセスに多くのコストがかかります。電子契約システムを導入することで、印紙税や郵送代、紙代、保管費用などのコストを削減できます。また、業務効率化によって間接的に人件費抑制を見込むことができます。契約に関わる人の時給や所要時間にもよりますが、多くの場合は直接発生する費用よりも削減効果が大きくなります。

コンプライアンス強化

漆器製造業は品質管理が重要な業界です。電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。

テレワーク推進

漆器製造業においても、特に管理部門や営業部門ではテレワークのニーズが高まっています。電子契約システムを導入することで、契約業務をリモートで行うことができ、ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなります。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

漆器製造業でも、特定の業界や事業形態に関わる法的な制約がある書類が存在します。例えば、不動産契約や特定の販売形態に関連する書類など、電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があるか注意が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

漆器製造業の取引先や顧客が電子契約システムに対応していない場合、相手方にとっての導入ハードルを考慮する必要があります。特に、伝統的な業界である漆器製造業では、紙の契約書に慣れている取引先が多いことが予想されます。そのため、電子契約システムの利便性や安全性について十分に説明し、理解を得る努力が必要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。漆器製造業で締結する契約内容に応じて、どちらの署名方式が適しているかを判断する必要があります。

2

システム連携から選ぶ

漆器製造業でも、CRMや営業管理ソフト、ワークフローシステムなどとの連携が有効です。これにより、契約前後の業務をスムーズに行うことができます。

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