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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来アナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。特殊装甲車輌部品製造業においても、契約ファイルに対して電子署名を加え、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。特殊装甲車輌部品製造業では、契約業務をペーパーレス化することで、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

特殊装甲車輌部品製造業においても、契約締結のリードタイムを短縮することが重要です。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、製本、押印、郵送など紙を扱うところから、スピードが減退します。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。大量の受発注を扱う業種では、特にこの効率化が大きなメリットとなるでしょう。また、契約ファイル作成や条件交渉の履歴を体系的に管理できるため、トレーサビリティの確保も容易になります。

費用削減

特殊装甲車輌部品製造業では、電子契約による費用削減も大きな利点です。印紙税や郵送代、紙代、保管にまつわる費用など、紙を使うことにより直接発生する費用が削減されます。具体的には、郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用が挙げられます。また、業務効率化によって間接的に人件費抑制も見込めます。特に、契約に関わる人の時給や所要時間にもよりますが、多くの場合は直接発生する費用よりも削減効果が大きくなります。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化され、特殊装甲車輌部品製造業においても業務の抜け漏れが減ります。債務履行の確実性が高まり、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。また、納品や品質管理に関する契約も電子化することで、トレーサビリティの強化が図れます。

テレワーク推進

テレワークの普及に伴い、特殊装甲車輌部品製造業でもテレワークとハンコの相性の悪さが取り沙汰されるようになりました。ハンコを押すため、または紙の契約書の内容を確認するためだけに出社する、といった事態を電子契約化で回避できます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたり契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。特殊装甲車輌部品製造業においても、特定の業界規制や事業形態に関わる書類が存在するため、事前に確認が必要です。例えば、定期借地契約や定期建物賃貸借契約、訪問販売、電話勧誘販売などが該当します。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意あってのものです。特殊装甲車輌部品製造業の取引先にも同意を得る必要があります。相手方が電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかる場合があります。利用者自身が営業プロセスに電子契約の説明を挟んだり、説明資料を用意するなどの工夫が求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。具体的には立会人型署名は、電子証明書の名義が「電子契約システムの提供者」(=立会人)であり認印レベルの電子署名とされるメジャーな著名方式です。一方、当事者型署名は電子証明書の名義が「契約当事者の双方」であり、実印レベルの電子署名とされています。特殊装甲車輌部品製造業においても、締結する契約内容に応じて要否を判断する必要があります。

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システム連携から選ぶ

電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約は「営業活動から始まり、受注、納品、支払い」という一連の業務の一工程として行われます。したがって、CRMなど契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。一例としては、CRMの顧客情報から契約ファイルを自動作成して契約の相手方に送り、相手方が承認した際にCRMにそれが反映されるなどが挙げられます。 ワークフローシステム 「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を、自動化することができます。契約締結前に必ず社内稟議を経るという点でコンプライアンスが守られます。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。未回収リスクの低減に繋がります。

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