革・毛皮製造業向けの電子契約システム(シェア上位)
電子契約システムとは?
更新:2024年10月30日
電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 特に革・毛皮製造業においては、原材料の調達や受発注業務が頻繁に発生します。これらの業務を電子契約システムで管理することで、煩雑な書類作業から解放され、業務の迅速化と効率化を実現できます。
導入メリット
契約の締結、期限管理の効率化
革・毛皮製造業では、契約条件の交渉や契約締結が迅速に行われることが重要です。電子契約システムを導入することで、リードタイムを大幅に短縮し、契約締結が数分で完了します。特に、納期が厳しい注文や急な変更が発生する場合でも、迅速に対応できるため、顧客満足度の向上につながります。 また、契約締結後の契約ファイルは電子契約システム上で自動的に保管され、検索や契約期限管理が容易になります。これにより、重要な契約書を紛失するリスクが減少し、必要な情報に迅速にアクセスできるようになります。
費用削減
革・毛皮製造業では、郵送代や印紙税、保管費用などのコスト削減が期待できます。特に、大量の契約書を取り扱う場合、電子契約システムを導入することで、これらのコストを大幅に削減できます。また、業務効率化により、従業員の労働時間を削減し、間接的な人件費抑制も見込めます。
コンプライアンス強化
電子契約システムの導入により、契約業務が可視化され、業務の抜け漏れが減少します。特に、革・毛皮製造業では、供給チェーンの透明性が求められる場面が多いため、コンプライアンスの強化は重要です。契約書の改ざんや紛失を防ぎ、法的なリスクを最小限に抑えることができます。
テレワーク推進
革毛皮製造業でも、テレワークの普及が進んでいます。電子契約システムを導入することで、社外からでも契約業務を行うことが可能となり、ハンコのためだけに出社する必要がなくなります。これにより、柔軟な働き方を実現し、従業員のワークライフバランスを向上させることができます。
導入注意点
書類によっては電子化に制約がある
革・毛皮製造業でも、法律により紙での保存が義務付けられている書類があります。これらの書類については、電子化が難しい場合がありますので、事前に確認が必要です。また、契約の相手方の同意が必要な場合もありますので、相手方との協議が重要です。
契約の相手方の導入ハードル
電子契約システムを導入する際には、契約の相手方も同意し、システムを利用する必要があります。特に、中小企業や個人事業主が多い革・毛皮製造業では、相手方がシステム導入に対して抵抗を示す場合があります。説明会やガイドラインを用意し、相手方がスムーズに導入できるようサポートすることが求められます。
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電子契約システムの選び方
電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
立会人型署名と当事者型署名で選ぶ
革・毛皮製造業の契約内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名を選定する必要があります。立会人型署名は手軽に導入でき、一般的な契約に適しています。一方、重要な契約には当事者型署名を選ぶことで、信頼性を高めることができます。
2
システム連携から選ぶ
電子契約システムと連携することが多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約前後の業務を効率化するため、CRMなどとの連携が有効です。顧客情報から契約ファイルを自動作成し、スムーズな業務フローを実現します。 ワークフローシステム 社内稟議と契約ファイル送信を自動化し、コンプライアンスを守ることができます。 電子決済 契約と支払いを同時に行うことで、未回収リスクを低減できます。
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