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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。紙製容器製造業では、サプライチェーン全体での契約管理や発注プロセスが頻繁に行われるため、電子契約システムの導入は業務効率を大幅に向上させます。契約ファイルに対して電子署名を加えることで、同意の証を残し、改ざん不可能な形で「誰が同意したか」を記録します。契約締結後の契約ファイルは電子契約システム上に保管され、業務効率化や費用削減などのメリットを享受できます。紙製容器製造業では、受発注や社内稟議などのプロセスを含めて、広く同意の証を残す用途で利用されます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

紙製容器製造業では、契約締結のリードタイム削減が特に重要です。契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで行われることが多いですが、紙を扱うことでスピードが減退します。電子契約なら数分で済み、迅速な対応が求められる受発注プロセスにおいて効果的です。契約締結後は電子契約システム上で自動的に保管され、検索や契約期限管理が容易になります。

費用削減

紙製容器製造業では、多くの契約書類や発注書が扱われるため、印紙税や郵送代、保管費用などが大きなコストとなります。電子契約システムの導入により、これらの費用を削減できます。また、業務効率化により間接的に人件費も抑制できます。

コンプライアンス強化

電子契約システムにより契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減ります。紙での契約書紛失や劣化、改ざんを防ぐことができ、コンプライアンスの強化にも繋がります。

テレワーク推進

紙製容器製造業でもテレワークの普及に伴い、電子契約システムは出社を不要にし、ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなります。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

紙製容器製造業においても、一部の書類は法律により紙での保管が求められるため、全ての書類を電子化することはできません。例えば、下請会社に対する受発注書面などは相手方の同意が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は相手方の同意が必要で、相手方も電子証明書を取得する必要があります。これに対する導入ハードルを考慮し、相手方に対する説明やサポートが求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名は手軽に導入できるため、多くの紙製容器製造業者に適しています。当事者型署名は実印レベルの信頼性があるため、重要な契約にはこちらが適しています。

2

システム連携から選ぶ

紙製容器製造業では、CRMやSFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済サービスとの連携が重要です。これにより、契約前後の業務を効率化できます。

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