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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。亜炭鉱業を行う企業にとっても、契約ファイルに対して電子署名を加えることで、同意の証を残し、契約業務をデジタル化することが可能です。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。これにより、亜炭鉱業特有の大量かつ複雑な契約管理も効率化されます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

亜炭鉱業では、多くの契約や取引が行われますが、電子契約システムを導入することで契約締結のリードタイムが大幅に短縮されます。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後の紙を扱うプロセスが電子化されることで、スピードが劇的に向上します。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。亜炭鉱業では大量に発生する契約書の管理も電子化により効率化され、紙の場合に比べて多大な時間と工数を削減できます。

費用削減

亜炭鉱業においても、電子契約システムの導入により印紙税、郵送代、保管費用などが削減されます。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。また、業務効率化によって間接的に人件費抑制も見込むことができます。

コンプライアンス強化

亜炭鉱業では、契約内容の可視化により業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

亜炭鉱業の現場でも、テレワークの普及に伴い、電子契約システムを導入することで、ハンコのためだけに出社する必要がなくなります。これにより、リモートワークが一層推進されます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

亜炭鉱業においても、法律上紙での保管が求められる書類や、電子化にあたって相手方の同意が必要な書類が存在します。具体的な例としては、不動産に関する契約書や訪問販売に関する書類などがあり、これらは紙での保管が求められます。

契約の相手方の導入ハードル

亜炭鉱業では、取引相手が電子契約システムの導入に対して抵抗感を持つことがあります。相手方にも電子証明書の取得が必要な場合や、システムの使い方について説明が必要な場合があります。

able

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

亜炭鉱業のニーズに合わせて、立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを選びます。

2

システム連携から選ぶ

亜炭鉱業で使用する他のシステム(CRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済サービスなど)との連携が可能な電子契約システムを選びます。

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