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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。航空機・同附属品製造業では、複雑で多岐にわたる契約が多く存在するため、効率化が求められます。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

航空機・同附属品製造業においては、契約の締結や管理は特に複雑で時間がかかることが多いです。電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムが無くなり、業務効率が大幅に向上します。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、過去の契約書の検索や管理が容易になり、保管コストも削減できます。

費用削減

航空機・同附属品製造業では、多くの契約書類が発生し、それに伴う印紙税や郵送代、保管費用などが大きな負担となります。電子契約システムを導入することで、これらのコストを大幅に削減することができます。また、業務効率化によって間接的に人件費の抑制も期待できます。

コンプライアンス強化

航空機・同附属品製造業は高いレベルのコンプライアンスが求められます。電子契約システムの導入により、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減ります。また、契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができ、コンプライアンスの強化に繋がります。

テレワーク推進

航空機同附属品製造業でも、テレワークの普及が進んでいます。電子契約システムを導入することで、ハンコを押すためや紙の契約書の確認のために出社する必要がなくなり、テレワークをスムーズに進めることができます。

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導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

法律により、紙にすることが定められている書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とする書類があります。航空機・同附属品製造業でも、特定の契約書類がこれに該当する場合がありますので、注意が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意が必要です。航空機・同附属品製造業では、契約相手が多岐にわたるため、相手方の導入ハードルを考慮する必要があります。相手方に対して電子契約の利点や導入手順を詳しく説明することが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

航空機・同附属品製造業では、契約の重要性が高いため、実印レベルの信頼性を持つ当事者型署名を選ぶことが推奨されます。

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システム連携から選ぶ

航空機・同附属品製造業では、契約業務が他のシステムと連携することが多いです。CRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステムと連携できる電子契約システムを選ぶと、業務全体の効率化が図れます。

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