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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 窯業原料用鉱業においても、これらの契約業務の電子化は特に重要です。鉱業の特性上、多くの契約が発生し、それぞれが重要な取引を伴います。電子契約システムを導入することで、契約業務の効率化と確実性を高めることができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

窯業原料用鉱業では、契約条件の交渉から締結までのリードタイムを短縮することが業務効率化に大きく寄与します。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、製本、押印、郵送など紙を扱うところから、スピードが減退します。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。 さらに、契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。窯業原料用鉱業では、契約書の保管が長期にわたることが多く、電子的な管理は非常に有益です。

費用削減

電子契約による費用削減の例として、真っ先に挙げられるのは印紙税です。基本契約書や請負契約書など、印紙税の対象となる契約類型がある場合はメリットの説明が容易でしょう。 また、窯業原料用鉱業においても、郵送代や保管にまつわる費用など、業務に紙を使うことにより直接発生する費用が削減されます。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。

テレワーク推進

窯業原料用鉱業においても、テレワークが普及する中で、紙の契約業務がハンディとなることがあります。電子契約システムを導入することで、ハンコを押すためだけに出社する、といった事態を回避できます。

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導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。窯業原料用鉱業においても、特定の契約書類については電子化が制約される場合がありますので、事前に確認が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意あってのもののため、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。特に窯業原料用鉱業では、取引先が多岐にわたるため、相手方の理解と協力が不可欠です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。締結する契約内容に応じて要否を判断する必要があります。

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システム連携から選ぶ

電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約は「営業活動から始まり、受注、納品、支払い」という一連の業務の一工程として行われます。窯業原料用鉱業でも、CRMなど契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。 ワークフローシステム 「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を、自動化することができます。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。

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