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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。宗教用具製造業においても、契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。宗教用具製造業においても、受発注や社内稟議、さらには納品書や検品報告書など、広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

宗教用具製造業では、特注品の製造や納品スケジュールが重要です。電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムが無くなり、迅速な対応が可能となります。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、納品スケジュールや顧客との合意事項の確認が迅速に行えます。

費用削減

宗教用具製造業でも、電子契約導入による費用削減は大きなメリットです。印紙税の削減、郵送代や保管にまつわる費用削減が期待できます。特に、製造業では大量の紙を扱うことが多いため、紙代やインク代、保管コストの削減は大きな効果をもたらします。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、契約内容が可視化されます。宗教用具製造業においても、業務の抜け漏れが減り、納品や品質管理における確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができ、顧客との信頼関係を強化します。

テレワーク推進

宗教用具製造業でも、テレワークの普及に伴い、ハンコや紙の契約書の扱いが課題となります。電子契約システムを使うことで、リモートでも契約業務が完結し、業務効率化が図れます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

宗教用具製造業においても、法律により紙にすることが定められている書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意が必要な書類があります。たとえば、特定の業界や事業形態に関わる書類や、対下請会社や対従業員に関する書類がこれに該当します。

契約の相手方の導入ハードル

宗教用具製造業の取引相手が電子契約に対して抵抗感を持つ場合、その導入ハードルを考慮する必要があります。特に、当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。導入手順や利点を丁寧に説明し、相手方の理解を得ることが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

宗教用具製造業の契約内容に応じて、立会人型署名と当事者型署名のどちらを選ぶか決定します。

2

システム連携から選ぶ

電子契約システムとCRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済システムなどとの連携が重要です。宗教用具製造業では、受注から納品までの一連の業務プロセスを効率化するために、これらのシステム連携が有効です。

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