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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 銑鉄鋳物製造業においても、原材料の調達から製品の販売契約まで、様々な契約業務が存在します。電子契約システムを導入することで、これらの業務を効率化し、競争力を高めることが可能です。

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導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

銑鉄鋳物製造業では、原材料の調達や製品の販売契約が頻繁に行われます。これらの契約業務を電子化することで、契約締結のリードタイムが大幅に短縮され、業務効率が向上します。従来の紙ベースの契約では、契約締結に数日を要することが一般的ですが、電子契約なら数分で済みます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、契約書の紛失や劣化を防ぎ、必要な時に迅速にアクセスできるようになります。

費用削減

電子契約による費用削減の例として、印紙税や郵送代、保管にまつわる費用の削減が挙げられます。銑鉄鋳物製造業においても、これらのコストは無視できないものです。特に大量の契約書を扱う場合、電子化によって大幅なコスト削減が期待できます。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。製造業においても、コンプライアンスの強化は重要な課題です。

テレワーク推進

2020年以降のテレワークの普及に伴い、テレワークとハンコの相性の悪さが取り沙汰されるようになりました。電子契約システムを導入することで、ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなり、リモートワークが推進されます。これは銑鉄鋳物製造業においても、管理部門の効率化に寄与します。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。銑鉄鋳物製造業においても、特定の書類については電子化が難しい場合があります。以下の例を参考にしてください。 紙にすることが定められている書類 ・定期借地契約(借地借家法22条) ・定期建物賃貸借契約(借地借家法38条1項) ・訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売、特定継続的役務提供、業務提供誘引販売取引における交付書面(特定商品取引法4条ほか) 電子化にあたって契約の相手方の同意や希望が必要な書類 ・下請会社に対する受発注書面(下請法3条2項) ・労働条件通知書(労働基準法15条1項、労働基準法施行規則5条4項) ・派遣労働者への就業条件を明示する書面(人材派遣法34条、派遣法施行規則26条1項2号)

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意あってのもののため、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。銑鉄鋳物製造業では、多くの取引先が中小企業であることが多いため、電子契約システムの導入に対する理解を深める努力が必要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。具体的には立会人型署名は、電子証明書の名義が「電子契約システムの提供者」(=立会人)であり認印レベルの電子署名とされるメジャーな著名方式です。一方、当事者型署名は電子証明書の名義が「契約当事者の双方」であり、実印レベルの電子署名とされています。締結する契約内容に応じて要否を判断する必要があります。

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システム連携から選ぶ

電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 契約は「営業活動から始まり、受注、納品、支払い」という一連の業務の一工程として行われます。したがって、CRMなど契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。一例としては、CRMの顧客情報から契約ファイルを自動作成して契約の相手方に送り、相手方が承認した際にCRMにそれが反映されるなどが挙げられます。 ワークフローシステム 「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を、自動化することができます。契約締結前に必ず社内稟議を経るという点でコンプライアンスが守られます。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。未回収リスクの低減に繋がります。

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