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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 砲弾製造業においても、契約業務の効率化やセキュリティの強化は非常に重要です。安全性が特に求められる製造業では、電子契約システムを導入することで、契約書の改ざん防止や迅速な契約締結が実現できます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

砲弾製造業は非常に緻密なサプライチェーンを持つため、契約締結のリードタイムを短縮することは大きなメリットです。契約条件の交渉から締結までのプロセスが迅速に行えるため、製造ラインの停止や遅延を防ぐことができます。電子契約システムを利用することで、契約書の管理や検索が容易になり、契約期限の管理も自動化できます。これにより、契約書の保管や検索にかかる時間とコストを削減できます。

費用削減

砲弾製造業は大量の契約書を扱うことが多いため、印紙税や郵送代、保管費用の削減は大きなコストメリットとなります。また、業務効率化により、人件費の削減も期待できます。紙の使用量が減ることで、環境負荷の軽減も実現できます。

コンプライアンス強化

砲弾製造業は法規制が厳しく、コンプライアンスの強化が求められます。電子契約システムを導入することで、契約内容や業務プロセスが可視化され、法令遵守が容易になります。契約書の紛失や改ざんを防ぎ、法的なリスクを低減できます。

テレワーク推進

砲弾製造業でも一部の業務はテレワークで行えるようになってきています。電子契約システムを導入することで、リモートワークでも契約締結が可能となり、業務効率が向上します。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

砲弾製造業においても、特定の書類は法律により紙での保存が求められる場合があります。電子化に制約がある書類が存在するため、事前に確認が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

契約の相手方が電子契約システムを導入していない場合、説明や導入支援が必要となります。特に、相手方にも電子証明書の取得が必要な場合は、費用や手間がかかることがあります。

able

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

製造業では、実印レベルの信頼性が求められるため、当事者型署名が適している場合があります。契約内容に応じて導入する署名方式を選定することが重要です。

2

システム連携から選ぶ

砲弾製造業では、CRMやERPシステムと連携することで、効率的な業務プロセスを実現できます。契約前後の業務をシームレスに連携させることが重要です。

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