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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。鉄属鉱業においても、契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残すことができます。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。鉄属鉱業では大量の契約や取引が発生するため、電子契約システムの導入により業務効率化や費用削減のメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

鉄属鉱業では、契約締結のリードタイムが業務効率に大きな影響を与えます。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、製本、押印、郵送など紙を扱うところから、スピードが減退します。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。鉄属鉱業では過去の契約書を迅速に参照することが求められるため、電子契約システムの導入は非常に有効です。 また、電子契約システムのタイプによっては、契約締結の前段階である契約ファイル作成や条件交渉を対象としたものもあります。大量の契約ファイル作成をルールベースで自動化したり、条件交渉の履歴を体系的に残すことが可能になります。

費用削減

鉄属鉱業においても、電子契約による費用削減の例は多岐にわたります。例えば、印紙税、郵送代、紙代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。 さらに、業務効率化によって間接的に人件費の抑制を見込むことができます。契約に関わる人の時給や所要時間にもよりますが、多くの場合は直接発生する費用よりも削減効果が大きくなります。

コンプライアンス強化

鉄属鉱業においても、電子契約システムの導入により業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。

テレワーク推進

テレワークの普及に伴い、鉄属鉱業でもテレワークとハンコの相性の悪さが課題となっています。電子契約システムを導入することにより、ハンコを押すため、または紙の契約書の内容を確認するためだけに出社する、といった事態を回避できます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

鉄属鉱業においても、法律により紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。例えば、不動産や訪問販売、電話勧誘販売など特定の業界や事業形態に関わるものです。 電子化にあたって契約の相手方の同意や希望が必要な書類もあります。例えば、下請会社に対する受発注書面などです。鉄属鉱業では下請業者との契約も多いため、これらの制約に注意が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意あってのもののため、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。特に鉄属鉱業では取引先が多岐にわたるため、導入ハードルを低くする工夫が求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名は電子契約システムの提供者が電子証明書の名義となるため、比較的手軽に導入できます。一方、当事者型署名は契約当事者の双方が電子証明書の名義となるため、実印レベルの電子署名とされています。鉄属鉱業の取引内容に応じて適切な署名方式を選ぶ必要があります。

2

システム連携から選ぶ

電子契約システムとCRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済サービスなどとの連携が有効です。鉄属鉱業では一連の業務の中で契約管理が行われるため、これらとのシステム連携が大きなメリットとなります。

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