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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。洋食器刃物製造業においても、さまざまな契約業務が発生します。たとえば、原材料の供給契約、製品の販売契約、外注業者との業務委託契約などです。これらの契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

洋食器刃物製造業では、契約締結のスピードがビジネスの成功に直結します。原材料の供給契約や製品販売契約など、迅速に対応することでビジネスチャンスを逃さないことが重要です。電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムが無くなり、契約締結自体が数分で済むようになります。これにより、ビジネスのスピードが向上し、競争力を高めることができます。 また、契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、過去の契約書を引っ張り出すために倉庫を借りたりする必要がなくなります。また、大量の契約ファイル作成をルールベースで自動化することも可能です。

費用削減

洋食器刃物製造業では、紙ベースの契約書の管理や郵送にかかる費用が大きな負担となることがあります。電子契約システムを導入することで、印紙税や郵送代、保管にまつわる費用などを削減できます。具体的には、郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用が挙げられます。また、業務効率化によって間接的に人件費抑制を見込むこともできます。

コンプライアンス強化

洋食器刃物製造業では、品質管理や安全性など、さまざまな規制に対応する必要があります。電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減ります。これにより、債務履行の確実性が高まり、規制遵守が強化されます。また、紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

洋食器刃物製造業でも、テレワークの普及が進んでいます。電子契約システムを導入することで、ハンコを押すために出社する必要がなくなり、テレワークをスムーズに進めることができます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

洋食器刃物製造業では、特定の業界や事業形態に関わる書類が電子化に制約を受ける場合があります。たとえば、不動産契約や訪問販売に関わる書類などです。また、対下請会社や対従業員、対派遣労働者など、ほとんどの会社に関わる一般的な書類も電子化には注意が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

洋食器刃物製造業においても、契約の相手方が電子契約に対して導入ハードルを感じることがあります。特に中小企業や伝統的な業界においては、電子契約の概念や導入手順について理解が不足している場合があります。そのため、相手方に対して電子契約のメリットや導入手順を丁寧に説明する必要があります。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

洋食器刃物製造業においても、契約の内容に応じて立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを判断する必要があります。立会人型署名は認印レベルの電子署名であり、一般的な契約に適しています。一方、当事者型署名は実印レベルの電子署名であり、重要な契約に適しています。

2

システム連携から選ぶ

洋食器刃物製造業では、CRMやSFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済などとのシステム連携が有効です。たとえば、CRMの顧客情報から契約ファイルを自動作成し、契約の相手方に送信するなどの機能が役立ちます。

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