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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。鍛鋼・鍛工品製造業においても、受発注やサプライチェーン管理、品質保証契約など、さまざまな契約業務が必要です。電子契約システムを導入することで、契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残し、誰が同意したかが改ざん不可能な形で書き込まれます。これにより、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管し、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。鍛鋼・鍛工品製造業では、特にサプライヤーとの契約や品質管理の文書を迅速かつ確実に処理できる点が重要です。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

鍛鋼・鍛工品製造業においては、契約締結のリードタイムを短縮することが、生産計画や納期の厳守に直結します。電子契約システムを導入することで、契約締結自体に数分しかかからず、迅速な対応が可能になります。また、契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、契約書の検索や保管にかかる時間を大幅に削減できます。

費用削減

鍛鋼・鍛工品製造業では、大量の契約書や品質保証書類を取り扱うため、印紙税、郵送費、保管費用などが大きな負担となります。電子契約システムを導入することで、これらの直接的な費用を削減できます。また、業務効率化により、間接的に人件費の抑制も見込むことができます。

コンプライアンス強化

鍛鋼・鍛工品製造業では品質管理が非常に重要です。電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また、契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができ、品質保証の観点からも安心です。

テレワーク推進

鍛鋼鍛工品製造業においても、テレワークの導入が進んでいます。電子契約システムを導入することで、紙の契約書を取り扱う必要がなくなり、リモートでの業務がスムーズに行えるようになります。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

鍛鋼・鍛工品製造業においても、法律により電子化が制約される書類が存在します。例えば、特定の業界や事業形態に関わる書類や、下請会社に対する受発注書面、労働条件通知書などです。これらの書類に関しては、電子化にあたって相手方の同意が必要な場合があります。

契約の相手方の導入ハードル

鍛鋼・鍛工品製造業のサプライチェーンにおける取引先が電子契約システムを導入していない場合、相手方にとっての導入ハードルを考慮する必要があります。特に当事者型署名の場合は、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

鍛鋼・鍛工品製造業では、契約内容に応じて立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを判断する必要があります。

2

システム連携から選ぶ

鍛鋼・鍛工品製造業では、CRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済などとの連携が有効です。これにより、契約前後の業務がシームレスに連携し、業務効率が向上します。

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