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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 石炭鉱業においても、契約の種類は多岐にわたります。採掘権の契約、機材のレンタル契約、労働者との雇用契約、さらには石炭の販売契約など、さまざまな契約が必要です。これらの契約を電子的に管理することで、業務のスピードと効率を大幅に向上させることができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

石炭鉱業においては、契約締結のスピードがビジネスの成否に直結することがあります。例えば、石炭の採掘許可や販売契約が迅速に締結できれば、それだけ早く業務を開始し、収益を上げることが可能です。電子契約なら数分で契約を締結することができ、契約締結後はシステム上で自動的に保管され、検索や契約期限管理が簡単に行えます。また、過去の契約書を探す手間も省けます。

費用削減

石炭鉱業では、多くの契約書を取り扱うため、紙の使用が膨大になります。電子契約により印紙税、郵送代、紙代、保管費用などの直接的なコストを削減できます。また、契約業務の効率化により、人件費の削減も見込めます。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れや不正が減少します。石炭鉱業は環境規制や労働規制が厳しい業界であり、コンプライアンスの強化は非常に重要です。電子契約により、契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

石炭鉱業は現場作業が多いものの、管理業務はオフィスで行われることが多いです。電子契約システムを導入することで、管理業務をリモートで行うことができ、出社を減らすことができます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

石炭鉱業に関連する契約書の中には、法律により紙での保管が義務付けられているものがあります。例えば、労働条件通知書や特定の雇用契約書などは電子化に制約があるため、事前に確認が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意あってのものです。石炭鉱業における取引相手が電子契約に慣れていない場合、その導入ハードルを考慮する必要があります。相手方に電子契約のメリットを説明し、導入を促進することが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名は手軽に導入でき、当事者型署名はより高いセキュリティを提供します。石炭鉱業では、契約の重要性に応じて適切な署名タイプを選ぶことが求められます。

2

システム連携から選ぶ

電子契約システムと連携することの多い製品カテゴリは以下です。 **CRM、SFA、営業管理ソフト**: 取引前後の業務を管理するために有効です。 **ワークフローシステム**: 社内稟議と契約送信を自動化できます。 **電子決済**: 契約と支払いを同時に行うことで未回収リスクを低減します。

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