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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 水産食料品製造業においても、契約業務の効率化やコスト削減は重要です。特に、原材料の調達や製品の販売に関する契約は頻繁に発生し、その管理が煩雑になることが多いです。電子契約システムを導入することで、これらの契約業務を効率的に処理し、迅速な対応が可能になります。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

水産食料品製造業では、契約のリードタイムが短縮されることが大きなメリットです。例えば、原材料の調達契約や製品の販売契約が迅速に行えることで、製品の製造・出荷がスムーズに進みます。紙の契約書に比べて、電子契約なら数分で契約を締結でき、迅速な業務進行が期待できます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象となります。特に、季節商品や賞味期限のある商品を扱う水産食料品製造業では、契約管理の効率化が大きな利点となります。

費用削減

電子契約による費用削減の例として、印紙税の削減が挙げられます。水産食料品製造業においても、契約書の印紙税や郵送代、保管費用などが削減され、コストの圧縮が図れます。特に、紙の契約書を保管するためのスペースやそれに伴う管理コストが削減される点は大きなメリットです。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減ります。水産食料品製造業では、品質管理やトレーサビリティが重要であり、契約情報の管理が適切に行われることで、コンプライアンスが強化されます。

テレワーク推進

水産食料品製造業においても、営業部門や管理部門などでテレワークが進んでいます。電子契約システムの導入により、紙の契約書の確認やハンコのためだけに出社する必要がなくなり、リモートワークの推進が可能となります。

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導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

水産食料品製造業でも、法律により紙での保存が求められる書類がある場合は注意が必要です。また、取引先や従業員の同意が必要な場合もあり、その点を考慮する必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意が前提となります。取引先が電子契約に慣れていない場合、その導入を促進するための説明やサポートが求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

契約内容や取引先の要求に応じて、立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを検討します。水産食料品製造業では、取引先のニーズに合わせた署名方式を選ぶことが重要です。

2

システム連携から選ぶ

水産食料品製造業においては、CRM、SFA、営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済サービスなどとの連携が有効です。これにより、契約業務が他の業務とシームレスに連携し、業務効率が向上します。

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