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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来は紙ベースで行っていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることで、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。特に採石業においては、契約書の管理が煩雑になることが多いため、電子契約システムの導入は大いに役立つでしょう。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

採石業では、土地の賃貸契約、機械のリース契約、労働契約など、多岐にわたる契約が発生します。これらの契約を紙で管理する場合、契約締結のリードタイムが長くなるばかりか、契約書の保管や検索にも手間がかかります。電子契約システムを導入することで、契約締結のスピードが飛躍的に向上し、契約書の管理も効率化されます。契約期限の自動管理機能により、更新漏れや期限切れのリスクを軽減できます。

費用削減

採石業においても、電子契約システムを導入することで印紙税、郵送費、紙代、保管費用などを削減できます。特に、契約書の保管に関しては、紙の契約書を倉庫に保管する場合、大量のスペースとコストがかかります。電子契約システムを利用することで、これらのコストを大幅に削減できます。また、業務効率化によって人件費の抑制も期待できます。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、契約書の紛失や改ざんのリスクが低減します。採石業は環境規制や労働条件など、多くの法的規制に従う必要があるため、コンプライアンスの強化は非常に重要です。電子契約システムは、契約内容の可視化と管理を容易にし、法的リスクを最小限に抑えることができます。

テレワーク推進

採石業においても、管理部門や経理部門などがテレワークを行うことが増えています。電子契約システムを導入することで、テレワーク環境でも契約業務をスムーズに進めることができます。ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなり、業務の効率化が図れます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

採石業においても、電子化に制約がある書類が存在します。たとえば、土地の賃貸契約や特定の許認可書類など、法律により紙での保管が求められる場合があります。これらの制約を理解し、適切に対応することが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

採石業の取引先が電子契約に不慣れな場合、導入に際しての説明やサポートが必要です。特に、相手方が電子証明書の取得やシステムの利用に不安を感じることがあります。こうした場合、わかりやすい説明資料を用意したり、説明会を開催するなどの工夫が求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

採石業においても、契約の重要性や法的要件に応じて、立会人型署名と当事者型署名を選ぶ必要があります。立会人型署名は手軽に導入できる一方、当事者型署名はより高い法的効力を持ちます。

2

システム連携から選ぶ

採石業においても、電子契約システムと他のシステムとの連携は重要です。特に、CRMやワークフローシステム、電子決済システムとの連携が有効です。これにより、契約業務を一元管理し、業務効率をさらに向上させることができます。

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