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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 袋物製造業では、多くの受発注契約や業務委託契約が日常的に行われるため、これらの業務を効率化するために電子契約システムの導入が非常に有効です。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

袋物製造業では、さまざまな取引先との契約が頻繁に発生します。契約締結のリードタイムが短縮されることで、業務のスピードが向上し、納期管理がより正確に行えるようになります。特に、季節商品の製造や短納期の受注が多い場合には、迅速な契約締結が競争力を高める要因となります。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、過去の契約書を迅速に参照することができ、効率的な業務運営が可能となります。

費用削減

袋物製造業では、契約書の印刷、郵送、保管にかかるコストが馬鹿になりません。電子契約システムを導入することで、これらの費用を大幅に削減できます。紙代、インク代、郵送代、そして保管スペースのレンタル費用が不要となり、全体的な運営コストが軽減されます。 さらに、業務効率化による間接的な人件費の抑制も期待できます。契約業務にかかる時間が短縮されることで、従業員はより生産的な業務に集中できるようになります。

コンプライアンス強化

袋物製造業においても、契約内容の可視化と記録の一元管理は重要です。電子契約システムの導入により、契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。これにより、コンプライアンスの強化が図れ、取引先との信頼関係が向上します。

テレワーク推進

製造業においても、管理業務はテレワークで行える部分があります。電子契約システムを導入することで、契約業務をリモートで行うことが可能となり、テレワークの推進が容易になります。これにより、柔軟な働き方が実現し、従業員満足度の向上にも寄与します。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

袋物製造業でも、特定の契約書類については電子化に制約がある場合があります。特に、下請法に基づく受発注書面や労働条件通知書など、法律により紙での交付が求められる書類には注意が必要です。事前に対象書類を確認し、適切な対応を行うことが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

袋物製造業では、多くの取引先と契約を行いますが、中小企業や伝統的な業務運営を行っている企業が多い場合、電子契約システムの導入に対する抵抗があるかもしれません。相手方にとっての導入ハードルを低くするために、分かりやすい説明資料や導入支援を提供することが求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

袋物製造業においては、取引先との信頼関係を重視するため、実印レベルの当事者型署名が適している場合が多いです。一方で、手軽に導入できる立会人型署名も選択肢として検討できます。

2

システム連携から選ぶ

袋物製造業でも、CRMや営業管理ソフトとの連携が有効です。これにより、顧客情報から契約ファイルを自動作成し、受発注業務の効率化が図れます。また、ワークフローシステムと連携することで、社内の承認プロセスを自動化し、業務のスピードと透明性を向上させることができます。

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