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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 ニット製造業における電子契約システムの導入メリットは、特に受発注業務や業務委託契約において顕著です。大量の契約書を紙で管理する煩雑さを解消し、取引先とのコミュニケーションをスムーズにするための強力なツールとなります。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

ニット製造業において、契約締結のリードタイムが短縮されることは非常に重要です。季節ごとにデザインや素材が変わるため、迅速な契約締結が求められます。電子契約を利用することで、契約締結までの時間を大幅に短縮し、製造スケジュールを遅延させることなく進行できます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、契約書の紛失や保管場所の問題を解消し、過去の契約書を簡単に検索・参照することが可能です。

費用削減

電子契約による費用削減の例として、印紙税、郵送代、紙代、保管費用などが挙げられます。ニット製造業では、契約書のやり取りが頻繁に行われるため、これらのコスト削減は大きなメリットとなります。また、業務効率化により間接的な人件費の抑制も期待できます。

コンプライアンス強化

ニット製造業でも、契約内容の可視化によるコンプライアンスの強化は重要です。契約履行の確実性が高まり、紙での契約書紛失や改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

テレワークの普及に伴い、電子契約システムの利点がさらに増しています。契約書の確認や署名のために出社する必要がなく、リモートでの業務がスムーズに進行します。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

ニット製造業においても、特定の書類は法律により電子化に制約があります。対下請会社や対従業員との契約書類など、電子化が難しい場合がありますので注意が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意を必要とします。特に中小規模の取引先が多いニット製造業では、相手方の電子契約システム導入のハードルが高い場合があります。導入手順や利点を丁寧に説明し、相手方の理解を得ることが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

契約の内容や重要度に応じて、立会人型署名と当事者型署名を選択することが必要です。ニット製造業では、頻繁に行われる受発注契約においては立会人型署名が手軽で便利ですが、大口の取引や重要な契約には当事者型署名を検討する価値があります。

2

システム連携から選ぶ

ニット製造業では、CRMや営業管理ソフトとの連携が特に有効です。契約前後の業務を円滑に進めるために、これらのシステムと連携可能な電子契約システムを選びましょう。

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