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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。電子応用装置製造業においても、部品の調達や製品の販売、技術提供契約など、多様な契約が発生します。これらの契約業務を電子署名を加えることにより、同意の証を残し、効率的・透明性の高い契約管理を実現します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。これにより、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子応用装置製造業においても、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で電子契約システムを活用することができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

電子応用装置製造業では、契約締結のリードタイムが重要です。契約条件の交渉は電子的に行いますが、その後のプリントアウトや製本、押印、郵送などは時間がかかります。電子契約システムを導入すれば、契約締結が数分で済み、迅速な対応が可能となります。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が容易になります。特に長期間にわたる部品供給契約や技術提供契約では、頻繁な契約書調査や更新が必要なため、効率化が求められます。

費用削減

電子応用装置製造業においても、印紙税、郵送代、保管費用などの削減が期待できます。印紙税は契約額に応じて大きな負担となることが多いため、電子契約によりこのコストを削減できます。また、契約書の保管に関わるコストも削減でき、エネルギー効率の向上に貢献します。

コンプライアンス強化

電子契約システムにより、契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減ります。特に電子応用装置製造業では、高度な技術契約や知的財産権関連の契約が多く、契約書の改ざんや紛失を防ぐことが重要です。

テレワーク推進

電子契約システムを導入することで、ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなり、テレワークを推進できます。電子応用装置製造業では、技術者がリモートで働くことも多いため、契約手続きがオンラインで完結することは大きなメリットです。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

電子応用装置製造業においても、法律により紙にすることが定められている書類があります。これに加え、契約の相手方の同意が必要な書類も存在します。例えば、特定の技術提供契約や長期間の設備リース契約など、相手方の同意を得る必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は相手方の同意が必要です。電子応用装置製造業の取引先も多岐にわたるため、相手方の導入ハードルを考慮する必要があります。特に中小企業の取引先が多い場合、相手方に理解を促し、導入をスムーズに進めるためのサポートが求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

電子応用装置製造業では、契約内容に応じて立会人型署名と当事者型署名を選ぶことが重要です。高度な技術契約や知的財産権関連の契約では、実印レベルの当事者型署名が適している場合があります。

2

システム連携から選ぶ

電子応用装置製造業では、CRMやSFA、営業管理ソフトとの連携が有効です。契約前後の業務を効率化し、シームレスな連携を実現します。

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