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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。特殊産業用機械製造業においても、契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。 特殊産業用機械製造業においては、製品の仕様や納期、品質保証に関する詳細な契約が必要となることが多く、電子契約システムを導入することで、これらの複雑な契約内容も確実に管理できます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

特殊産業用機械製造業では、契約のリードタイムがビジネスの成否を左右することがあります。契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、押印、郵送など紙を扱うところから、スピードが減退します。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。特に大量の契約書を扱う製造業では、契約書保管用に倉庫を借りたり、過去の契約書を引っ張り出すことが効率化されます。

費用削減

電子契約による費用削減の例として、印紙税、郵送代、保管にまつわる費用などがあります。特殊産業用機械製造業では、大量の契約書を扱うことが多いため、これらの費用が大幅に削減されます。また、業務効率化によって間接的に人件費抑制も期待できます。

コンプライアンス強化

特殊産業用機械製造業では、製品の品質保証や納期に関する契約が厳格に管理される必要があります。電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化され、これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐことができます。

テレワーク推進

2020年以降のテレワークの普及に伴い、特殊産業用機械製造業でもテレワークの推進が求められるようになりました。電子契約システムを導入することで、ハンコを押すために出社する必要がなくなり、テレワークの推進に寄与します。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

特殊産業用機械製造業でも、法律により紙にすることが定められている書類や、電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。これらの制約を理解し、適切に対処することが重要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意あってのもののため、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。特殊産業用機械製造業では、多くの取引先が存在するため、全ての取引先が電子契約システムに対応することが求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

特殊産業用機械製造業では、契約内容に応じて立会人型署名と当事者型署名を選ぶ必要があります。

2

システム連携から選ぶ

特殊産業用機械製造業では、以下のシステムとの連携が有効です。 CRM、SFA、営業管理ソフト ワークフローシステム 電子決済

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