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CONTRACTHUB@absonne
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WAN-Sign
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電子契約システムとは？

更新：2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。契約ファイルに対して電子署名を加えることにより、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することによって、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。電子「契約」とはいうものの、「業務委託契約」や「雇用契約」といったものに限らず、受発注や社内稟議などを含めて、広く同意の証を残す用途で使うことができます。プラ板製造業においても、原材料の調達契約や製品の納品契約など、様々な契約業務を効率化できます。\r

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

\r プラ板製造業においても、契約締結のリードタイムが短縮されることは大きなメリットです。例えば、原材料の調達契約や製品の納品契約が迅速に行えるため、製造スケジュールがスムーズに進行します。紙の契約なら締結に数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。これにより、契約関連の業務が大幅に効率化され、製造業務に集中できる環境が整います。\r \r

費用削減

\r プラ板製造業でも印紙税や郵送代、保管費用が削減されるため、コスト面でのメリットが大きいです。特に、契約書の保管用にスペースを確保する必要がなくなるため、工場やオフィスのスペースを有効活用できます。さらに、契約業務の効率化により、人的リソースの削減も見込めます。\r \r

コンプライアンス強化

\r 電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。プラ板製造業では、製品の品質保証や納期の遵守が重要ですので、契約書の紛失や改ざんを防ぐことは非常に重要です。\r \r

テレワーク推進

\r プラ板製造業においても、管理部門や営業部門がテレワークを行うことが増えています。電子契約システムを導入することで、契約業務をリモートで完結でき、出社の必要が減ります。これにより、働き方改革が進み、従業員の満足度向上に寄与します。\r \r

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

\r プラ板製造業でも、特定の契約書類が電子化に制約を受ける場合があります。例えば、労働条件通知書や派遣労働者への就業条件明示書など、法的に紙の形式が求められる書類があります。これらの書類については、電子契約システムを導入する際に、事前に確認しておくことが重要です。\r \r

契約の相手方の導入ハードル

\r 電子契約は契約の相手方の同意あってのもののため、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。プラ板製造業では、取引先が多く、相手方の導入ハードルを下げる工夫が必要です。例えば、立会人型署名を選ぶことで、相手方の手間を軽減できます。また、相手方に対して電子契約の利便性を説明する資料を用意するなど、説明会を開催することも有効です。\r \r

able

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

\r 立会人型署名と当事者型署名の違いは、電子署名に使う電子証明書の名義です。立会人型署名は、電子証明書の名義が「電子契約システムの提供者」（＝立会人）であり、認印レベルの電子署名とされます。一方、当事者型署名は電子証明書の名義が「契約当事者の双方」であり、実印レベルの電子署名とされています。プラ板製造業においても、契約内容に応じて適切な署名方式を選ぶことが重要です。\r \r

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システム連携から選ぶ

\r プラ板製造業においても、電子契約システムと連携することの多い製品カテゴリは以下です。\r \r CRM、SFA、営業管理ソフト\r 契約は「営業活動から始まり、受注、納品、支払い」という一連の業務の一工程として行われます。したがって、CRMなど契約前後の業務を管理する製品カテゴリとの連携が有効です。\r \r ワークフローシステム\r 「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を、自動化することができます。契約締結前に必ず社内稟議を経るという点でコンプライアンスが守られます。\r \r 電子決済\r 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。未回収リスクの低減に繋がります。プラ板製造業においても、納品と同時に支払いを完了させることで、キャッシュフローの改善が期待できます。\r \r

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