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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来アナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。コ-クス製造業においても、契約ファイルに対して電子署名を加えることで、同意の証を残すことができます。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管されます。コ-クス製造業では、原料の仕入れや製品の販売契約など、多くの契約が発生しますが、これをペーパーレス化することで、業務効率化や費用削減などのメリットが期待できます。ここでの「契約」とは、原料供給契約や製品供給契約、委託加工契約などの多岐にわたる契約形態を指し、広く同意の証を残す用途で使うことができます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

コ-クス製造業において業務効率化の影響が大きいのは、契約締結のリードタイムが無くなることです。通常、契約条件の交渉までは電子的に行いますが、その後、紙での製本、押印、郵送などが絡むと、スピードが大幅に減退します。紙の契約書では数日を要するところを、電子契約なら数分で済みます。 また、契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理が容易に行えます。過去の契約書を探すために倉庫を借りたりする必要が無くなるため、コ-クス製造業の業務が一段と効率化されます。

費用削減

電子契約による費用削減の例として、印紙税の削減が挙げられます。コ-クス製造業では、原料や製品の取引契約書など、印紙税の対象となる契約が多いため、電子契約に切り替えることで大幅なコスト削減が見込めます。また、郵送代や紙代、保管費用などの直接的なコスト削減も期待できます。業務効率化による人件費の削減も見逃せません。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。これにより、業務の抜け漏れが減り、契約不履行のリスクが低減されます。コ-クス製造業においても、契約書の紛失や改ざんを防ぐことで、法的リスクの軽減が図れます。

テレワーク推進

コ-クス製造業でも、テレワークの推進は重要な課題です。電子契約システムを導入することで、契約のために出社する必要がなくなり、リモートワークをスムーズに進めることができます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

コ-クス製造業においても、法律により紙での保存が義務付けられている書類や、電子化にあたって相手方の同意が必要な書類があります。特に原料供給契約や労働条件通知書など、特定の契約は電子化に注意が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は相手方の同意が必要です。コ-クス製造業の取引先が電子契約に不慣れである場合、導入ハードルを下げるための説明やサポートが求められます。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名は電子契約システムの提供者名義の電子証明書を使用し、手軽に導入可能です。一方、当事者型署名は契約当事者の双方の名義であり、重要な契約に適しています。コ-クス製造業では、契約内容に応じて適切な署名方式を選びましょう。

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システム連携から選ぶ

電子契約システムと連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト: 営業活動から契約、納品、支払いまでの一連の業務を効率化します。 ワークフローシステム: 社内稟議と契約ファイル送信のプロセスを自動化し、コンプライアンスを強化します。 電子決済: 契約と同時に支払いを済ませることで、未回収リスクを低減します。

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