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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。家具製造業においては、サプライヤーとの部材調達契約や、顧客との受発注契約、さらには社内の稟議書や発注書の電子化など、幅広い用途で利用できます。電子署名を加えることで、改ざん不可能な形で同意の証を残し、本人性を担保します。契約締結後の契約ファイルは電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管されます。これにより、家具製造業の契約業務をペーパーレス化し、業務効率化や費用削減が可能となります。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

家具製造業では、サプライヤーとの契約や顧客との契約が頻繁に発生します。電子契約システムを導入することで、これらの契約締結のリードタイムが大幅に短縮されます。例えば、契約書のプリントアウトや郵送が不要になり、数分で契約を締結できます。契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、必要なときにすぐに検索や確認が可能です。これにより、契約書の保管場所を確保するためのコストや時間を削減できます。

費用削減

家具製造業では、契約書の作成や保管に多くのコストがかかります。電子契約システムを導入することで、印紙税、郵送代、紙代、保管用キャビネットや倉庫の費用などが削減されます。また、業務効率化により、契約業務に関わる人件費も間接的に抑制することができます。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、家具製造業の業務や契約内容が可視化され、業務の抜け漏れが減少します。これにより、契約履行の確実性が高まり、契約書の紛失や劣化、改ざんのリスクを防ぐことができます。

テレワーク推進

家具製造業でもテレワークが進む中、電子契約システムの導入は非常に有効です。ハンコを押すためだけに出社する必要がなくなり、契約業務をリモートで完結できます。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

家具製造業においても、特定の書類は電子化に制約があります。例えば、一部の請負契約書や労働条件通知書などは、法律により紙での提出が求められる場合があります。これらの書類については、電子化にあたって相手方の同意が必要です。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意が必要です。家具製造業の取引先が電子契約システムを利用していない場合、導入のハードルが高くなることがあります。そのため、相手方に対する説明やサポートが重要です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

家具製造業では、契約内容に応じて立会人型署名と当事者型署名を使い分けることが重要です。重要な契約には当事者型署名を選ぶことで、実印レベルの信頼性を確保できます。

2

システム連携から選ぶ

家具製造業においては、CRMやSFA、営業管理ソフトなどと連携することで、業務の効率化が図れます。例えば、顧客情報から自動的に契約ファイルを作成し、契約の相手方に送ることができます。

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