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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。保存食料製造業においても、受発注やサプライチェーン管理などで多くの契約が発生し、その管理が業務効率やコストに大きく影響します。契約ファイルに対して電子署名を加えることで、同意の証を残します。電子署名には「誰が同意したか」が改ざん不可能な形で書き込まれ、本人性担保の役割を果たします。契約締結後の契約ファイルは、電子契約システム上や契約締結に利用されたメール上で保管します。契約業務をペーパーレス化することで、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。保存食料製造業は特に、受発注やサプライヤーとの契約が頻繁であり、これを効率的に管理することが求められます。

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導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

保存食料製造業において業務効率化の影響が大きいのは、契約締結のリードタイムが無くなることです。一般的に契約条件の交渉までは「Microsoft Word」などで電子的に行いますが、その後、ファイルをプリントアウトし、製本、押印、郵送など紙を扱うところから、スピードが減退します。紙なら契約締結自体に最低でも数日を要しますが、電子契約なら数分で済みます。 契約締結後は電子契約システム上で自動的に契約ファイルが保管され、検索や契約期限管理の対象になります。保存食料製造業では、契約の期限管理が特に重要です。食品の保存期限や供給契約の期限を厳密に管理するために、電子契約システムの活用が有効です。

費用削減

保存食料製造業における電子契約による費用削減の例として、印紙税の削減があります。基本契約書や請負契約書など、印紙税の対象となる契約類型がある場合はメリットの説明が容易でしょう。次に分かりやすいのは、郵送代や保管にまつわる費用など、業務に紙を使うことにより直接発生する費用です。具体的には郵送代や紙代、封筒代、インク代、保管用のキャビネットや倉庫にかかる費用などが挙げられます。保存食料製造業では、これらの費用が積み重なることが多いため、電子化によるコスト削減は大きなメリットです。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、業務や契約内容が可視化されます。これによって業務の抜け漏れが減り、債務履行の確実性が高まります。また紙で起こりうる契約書の紛失や劣化、改ざんを仕組みで防ぐことができます。保存食料製造業では、食品安全基準や衛生管理基準の遵守が求められるため、契約内容の透明性と追跡可能性が重要です。

テレワーク推進

2020年以降のテレワークの普及に伴い、テレワークとハンコの相性の悪さが取り沙汰されるようになりました。ハンコを押すため、または紙の契約書の内容を確認するためだけに出社する、といった事態を電子契約化で回避できます。保存食料製造業においても、リモートワークの推進が求められる場面が増えており、電子契約システムの導入はその一助となります。

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導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

法律により、紙にすることが定められている、または電子化にあたって契約の相手方の同意を必要とされている書類があります。保存食料製造業においても、取引先が電子化に同意しない場合や、特定の契約書が紙での保存を求められる場合があります。例えば、特定商品取引法に基づく書面交付が求められる場合などがあります。

契約の相手方の導入ハードル

電子契約は契約の相手方の同意あってのもののため、相手方にとっての導入ハードルを考慮すべきです。当事者型署名の場合、相手方も電子証明書を取得する必要があり、費用や手間がかかります。保存食料製造業では、サプライヤーや流通業者など多くの取引先がいるため、相手方の理解と協力が不可欠です。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

立会人型署名と当事者型署名の違いは「電子署名に使う電子証明書の名義」です。保存食料製造業では、取引先や契約内容に応じて、どちらの署名方式が適しているかを検討することが重要です。

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システム連携から選ぶ

電子契約システムとシステム連携することの多い製品カテゴリは以下です。 CRM、SFA、営業管理ソフト 保存食料製造業では、営業活動や受発注管理が重要であり、これらのシステムとの連携が業務効率化に寄与します。 ワークフローシステム 「契約に関する社内稟議」と「契約の相手方に対する契約ファイル送信」という連続する工程を、自動化することができます。保存食料製造業でも、社内承認プロセスの効率化が求められます。 電子決済 契約と支払いの時期が同じ取引の場合、電子契約システムと電子決済サービスを連携することで、両者を同時に済ませることができます。保存食料製造業においても、未回収リスクの低減に繋がります。

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