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電子契約システムとは?

更新:2024年10月30日

電子契約システムとは、従来はアナログで行われていた契約業務を電子的に行うためのツールです。建具製造業においては、受発注契約や取引先との契約、従業員の雇用契約など、多岐にわたる契約業務が存在します。これらの契約ファイルに対して電子署名を加えることで、改ざん不可能な形で「誰が同意したか」が明示されます。電子契約システムを導入することで、契約業務のペーパーレス化が進み、業務効率化や費用削減などのメリットが得られます。特に建具製造業では、製造プロセスのスピードと効率が重要であり、迅速な契約締結が求められるため、電子契約システムは大いに役立ちます。

pros

導入メリット

契約の締結、期限管理の効率化

建具製造業では、契約の締結スピードがビジネスの成否に大きく影響します。電子契約システムを導入することで、契約締結のリードタイムが大幅に短縮されます。例えば、木材の調達契約や製品の納品契約など、契約のタイミングが遅れると生産スケジュールに影響を及ぼす可能性がありますが、電子契約なら数分で済むため、迅速に業務を進めることができます。また、契約締結後は自動的に電子契約システム上で保管され、検索や契約期限管理が容易になります。これにより、過去の契約書を探す手間や保管スペースの問題が解消されます。

費用削減

建具製造業においても、電子契約による費用削減は大きなメリットです。例えば、木材の調達契約や製品の納品契約書類にかかる印紙税や郵送代、紙代、保管コストなどが削減されます。また、業務効率化により、契約業務に関わる人件費の抑制も見込めます。特に中小企業では、コスト削減が直接的な利益向上に繋がるため、電子契約システムの導入は有効です。

コンプライアンス強化

電子契約システムの導入により、契約業務の透明性が向上し、業務の抜け漏れが減少します。建具製造業では、品質管理や納期管理が重要であり、契約内容の可視化はこれらの管理を確実に行うために役立ちます。紙の契約書の紛失や劣化、改ざんを防ぐためにも、電子契約システムは効果的です。

テレワーク推進

建具製造業においても、管理部門や営業部門ではテレワークの導入が進んでいます。電子契約システムを利用することで、契約書にハンコを押すために出社する必要がなくなり、遠隔地からでも契約業務を行うことができます。これにより、業務の柔軟性が向上し、労働環境の改善にも寄与します。

cons

導入注意点

書類によっては電子化に制約がある

建具製造業においても、紙にすることが定められている書類や、契約の相手方の同意が必要な書類があります。例えば、特定の業界や事業形態に関わる書類や、下請会社に対する受発注書面などが該当します。電子化の制約がある書類については、事前に確認し、適切に対応する必要があります。

契約の相手方の導入ハードル

建具製造業では、多くの取引先や下請会社との契約が発生します。電子契約の導入にあたり、相手方の同意が必要であり、説明や導入手順を丁寧に行うことが重要です。特に中小企業や個人事業主が取引相手の場合、電子証明書の取得やシステムの使い方についてサポートが必要となる場合があります。

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電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

1

立会人型署名と当事者型署名で選ぶ

建具製造業における契約の内容や重要性に応じて、立会人型署名と当事者型署名のどちらが適しているかを判断します。

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システム連携から選ぶ

電子契約システムと連携することで、建具製造業の業務効率をさらに向上させることができます。例えば、CRMや営業管理ソフト、ワークフローシステム、電子決済サービスとの連携が考えられます。

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