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あなたにおすすめ

社内文書を電子化して保管したい

契約書を保管したい

文書管理システムとは?

文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがあり、ナレッジを共有するためには文書を保管する必要はあるため明確な線引は難しいです。文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向あるのに対し、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルで情報共有のしやすさを重視する傾向にあります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。 特に「文書管理システム ヘルプセンターのサポート」を探しているユーザーは、システム導入後のサポート体制に注目することが重要です。ヘルプセンターのサポートが充実しているシステムを選ぶことで、導入後のトラブル対応や運用の効率化を図ることができます。

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ヘルプセンターのサポートを受けられる文書管理システム(シェア上位)

DocuWorks
DocuWorks
富士フイルムビジネスイノベーション社が提供する文書管理システム「DocuWorks」は、紙文書と電子文書を一元的に扱えるドキュメントハンドリングソフトウェアです。スキャンした紙資料やPDF、Officeファイルなど様々な形式の文書をデジタルデスク上で束ねたり、仕分けしたり、付箋を貼ってメモを書き込むなど、まるで紙の書類を扱うような感覚で管理できます。電子印鑑による決裁や注釈の追加機能も備え、紙を使わないペーパーレス業務フローを推進します。文書はフォルダで整理し、全文検索で必要な資料を即座に見つけ出せるため、情報共有や過去資料の参照がスムーズです。クラウドサービスとの連携やモバイル対応により、オフィス内外問わずドキュメントにアクセスでき、テレワーク環境でも威力を発揮します。日本国内で数十万ライセンス以上の導入実績があり、中小企業から大企業、官公庁まで幅広い組織で活用されています。長年の信頼と安定性を誇るソフトウェアで、紙と電子のハイブリッドな文書管理を実現し、業務効率化と情報共有の促進に貢献します。
コスト
月額357
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中2
事業規模
中小企業 23
中堅企業 29
大企業 48
メリット・注意点
仕様・機能
住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。550社以上の導入実績があり、大手企業を含む様々な業種・規模で活用されています。契約書やISO文書、図面など幅広い社内文書の管理に対応し、期限が近づくと自動通知する契約書管理機能など、多彩な機能を搭載しています。また、高性能な検索エンジンと高速ビューワにより、大量の文書から必要な情報を素早く検索可能です。紙文書も複合機でスキャンしてシステムに取り込めば、自動OCR処理で全文検索の対象とすることができます。PDFへの透かし挿入による持ち出し制御などセキュリティ対策も万全で、ISO9001/14001の要求事項を網羅しているため、品質文書管理にも対応できます。さらに、承認ワークフローや複数文書のリンク付け機能も備え、業務効率化を強力に支援します。機能の充実と強固なセキュリティを重視する中堅~大企業に適したシステムです。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
102サービス中9
事業規模
中小企業 17
中堅企業 42
大企業 41
メリット・注意点
仕様・機能
日鉄ソリューションズ株式会社が提供する電子契約システムです。電子契約サービス市場における売上シェアNo.1を誇るパイオニア的存在で、見積から発注・請求まで企業間取引の全工程をデジタル化できるのが特長です。契約書の印紙税や郵送コスト削減、発注業務の効率化、コンプライアンス強化など多方面に効果を発揮します。累計契約書登録数は3,000万件を突破しており、大規模な取引にも耐えうる安定性と実績があります。黎明期の2000年代から提供されており、製造業や金融業など多数の大企業で採用されています。カスタマイズ性も高く、企業ごとの運用に合わせたワークフロー構築やシステム連携が可能です。導入支援メニューも充実しており、基幹システムとの密接な連携運用も実現できます。社外との契約手続きを包括的に電子化したい場合に適したサービスです。
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
102サービス中22
事業規模
中小企業 13
中堅企業 27
大企業 60
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額1,496
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
×
シェア
102サービス中49
事業規模
中小企業 16
中堅企業 66
大企業 18
メリット・注意点
仕様・機能
サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。300人以下の中小企業向けに設計されており、クラウドサービスまたは自社サーバーに導入して利用できるため、企業の方針に合わせた運用が可能です。スケジュール、掲示板、ファイル管理、ワークフローなど社内情報共有に必要な機能を一通り備えており、簡単に使えるのが特徴です。直感的な操作性と手頃な価格により、専任IT担当がいない企業でもスムーズに導入・定着できます。国産ならではのきめ細かなサポートも提供されているため、初めてグループウェアを導入する小規模組織から本格的に業務効率化を図りたい中堅企業まで幅広く適しています。中小企業向けグループウェアの定番として20年以上の提供実績があり、現在も国内で広く活用されています。
コスト
月額660
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中55
事業規模
中小企業 0
中堅企業 25
大企業 75
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額770
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中78
事業規模
中小企業 0
中堅企業 100
大企業 0
メリット・注意点
仕様・機能
株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェアです。高度な機能と低価格を両立しており、社内外問わずPC・スマホからいつでもアクセスできます。スケジュール共有や社内SNS、ワークフロー、経費精算など企業活動に必要な33種のアプリを標準搭載し、これ一つで多くの業務をカバー可能です。全ての機能がモバイルでも使いやすいレスポンシブデザインを採用しており、現場から経営層まで円滑に利用できます。月額360円/ユーザー~という導入しやすい価格設定も魅力で、IT専任者が少ない中小企業でも手軽に全社展開が可能です。もちろん大規模企業でも情報共有基盤として活用でき、幅広い規模の組織に適しています。また、災害時の安否確認やグループ企業間の情報共有機能も備えており、有事や複数組織での利用にも対応します。
コスト
月額360
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
シェア
102サービス中78
事業規模
中小企業 0
中堅企業 100
大企業 0
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
要問合せ
無料プラン
×
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
コスト
月額749
無料プラン
IT導入補助金
×
無料トライアル
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能
日本マイクロソフト株式会社が提供するオフィススイートです。WordやExcel、PowerPointといったお馴染みのオフィスアプリに加え、メール(Outlook)やオンライン会議(Teams)、クラウドストレージ(OneDrive)などビジネスに必要な機能を統合提供しています。クラウドサービスとデスクトップアプリが連携し、社内外問わずどこからでも作業できる環境を実現します。WindowsだけでなくMacやスマートフォンからも利用でき、社外や移動中でも高い生産性を維持できます。多くの企業で標準ツールとして採用されており、高度なセキュリティ管理機能も備えるため、機密性の高い業務でも安心です。個人事業主や小規模チーム向けから数万ユーザーのエンタープライズ向けまでプランが揃っており、組織の規模を問わず利用できます。
コスト
月額989
無料プラン
×
IT導入補助金
無料トライアル
×
シェア
-サービス中-
事業規模
メリット・注意点
仕様・機能

文書管理システムとは?

更新:2024年10月30日

文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。文書管理システムを導入することで、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。似たようなカテゴリとして、ナレッジマネジメントツールがあり、ナレッジを共有するためには文書を保管する必要はあるため明確な線引は難しいです。文書管理システムは法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向あるのに対し、ナレッジマネジメントシステムはカジュアルで情報共有のしやすさを重視する傾向にあります。FitGapの文書管理システム診断では、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを、簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。 特に「文書管理システム ヘルプセンターのサポート」を探しているユーザーは、システム導入後のサポート体制に注目することが重要です。ヘルプセンターのサポートが充実しているシステムを選ぶことで、導入後のトラブル対応や運用の効率化を図ることができます。

pros

導入メリット

検索性の向上

文書管理システムによって、文書の格納場所が整理されたり、文書の検索機能により必要な文書を素早く探し出せるため、業務の生産性向上が期待できます。ヘルプセンターのサポートが充実しているシステムでは、検索機能の使い方やトラブルシューティングなどのサポートも受けられるため、スムーズに運用を開始できます。

内部統制、情報セキュリティの強化

文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。文書管理システムを導入することで情報セキュリティ、ひいては内部統制の強化につながります。ヘルプセンターのサポートを利用することで、セキュリティ設定や運用に関するアドバイスを受けることができます。

ペーパレス化

文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。ヘルプセンターが充実しているシステムでは、ペーパーレス化のプロセスに関する具体的なサポートやトラブル対応も可能です。

cons

導入注意点

文書の管理のルール整備

文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。運用ルールは、詳細になるほど、初期設定の工数や利用者の負担は多くなる傾向にあるため、現場負担を加味した上で策定すべきです。特に、管理対象のドキュメントを事前に決めておかないと、不要なデータ容量や管理コストが発生するおそれがあります。ヘルプセンターのサポートがあることで、運用ルールの整備に関するアドバイスやトラブルシューティングが受けられます。

運営会社のセキュリティ、データの取り扱い

文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されており、他のカテゴリの製品に比べても、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。文書管理システム内のファイルの漏洩は、取引先からの信用、社会的信用を失う可能性があり、経営に致命的なダメージを与えるおそれがあります。情報セキュリティ規格の取得状況、使用しているインフラ、データセンターの所在地、数などデータの保管場所やバックアップの状況などを確認しましょう。ヘルプセンターのサポートが強化されているシステムでは、セキュリティ関連の疑問やトラブルについても迅速に対応してもらえます。

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文書管理システムの選び方

1

汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ

文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。契約書の管理に特化したタイプは契約書ライフサイクル管理ソフトともいわれます。契約書の管理に特化したタイプは、契約期限の管理、改竄防止機能などを備えています。ヘルプセンターのサポートが充実しているシステムを選ぶことで、特化タイプの使い方や運用に関するサポートを受けることができます。

2

書類の登録機能から選ぶ

文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。 ・複合機からの自動登録 複合機でスキャンした書類や、FAXで送られてきた書類を自動登録することができます。紙の文書や紙でのやりとりが多い企業におすすめです。ヘルプセンターのサポートを活用することで、自動登録機能の設定やトラブル対応もスムーズに行えます。 ・特定のフォルダからの自動登録 自動登録用のフォルダを作成し、登録したいファイルを自動登録用のフォルダに移動すると、文書管理システムに登録できます。文書データでの取り扱いが多い企業におすすめです。ヘルプセンターのサポートがあれば、設定や運用に関する具体的なアドバイスを受けられます。 ・書類の自動仕分け 登録する書類の内容を読み取って自動で仕分けします。適格請求書を判断して仕分ける製品もあります。読み取る書類のフォーマットがパターン化されている企業におすすめです。ヘルプセンターのサポートを利用することで、自動仕分け機能の最適な設定方法やトラブルシューティングが可能です。

3

書類の閲覧、検索機能から選ぶ

文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。自社に必要な機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知 ヘルプセンターのサポートが充実しているシステムを選ぶことで、これらの機能の使い方や最適な設定方法についてのアドバイスを受けることができます。

4

書類の期限管理機能から選ぶ

文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。書類の期限を管理する機能を備えた製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・アラート設定:期限が近づいている書類を通知します。 ・自動破棄:会社法などに定められる帳簿保存期間の要件などで、文書を自動破棄します。会計帳簿の保管を考えている企業におすすめです。 ・自動更新:契約書などの期限を規定の更新頻度で自動更新します。契約の見直しを頻繁に行わない場合におすすめです。 ヘルプセンターのサポートが充実しているシステムでは、これらの機能の設定や運用に関するサポートを受けることで、スムーズな運用が可能です。

5

権限管理、セキュリティ要件から選ぶ

文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。要件を満たす製品は、文書管理システム診断でチェックすることができます。 ・閲覧、編集、ダウンロードの制限 ・印刷の制限 ・削除権限 ・パスワード設定 ・透かし文字の表示 ・ログ管理 ・タイムスタンプ ・電子帳簿保存法対応 ヘルプセンターのサポートが充実しているシステムを選ぶことで、これらのセキュリティ機能の設定や運用に関する具体的なアドバイスを受けることができます

able

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