チャットサポートを受けられる文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2024年10月30日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムです。文書管理システムの中には、文書を保管するだけでなく、ファイルを自動で格納、版管理、ライフサイクル管理できる製品もあります。これらのシステムを導入すれば、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などを整理することができます。文書管理システムは特に法的要件を満たすなどの厳格な取り扱いを重視する傾向がありますが、システムの利用に際してはチャットサポートの存在が非常に重要です。 多くの企業が文書管理システムを導入する際、システムの操作方法やトラブルシューティングが課題となります。そのため、チャットサポートがあることで、リアルタイムで問題解決が可能となり、システムの定着と効率的な運用が期待できます。FitGapの文書管理システム診断では、チャットサポートの有無も含めて、どちらのカテゴリの製品を選ぶべきかを簡単な質問に答えるだけでチェックすることができます。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムによって文書の格納場所が整理され、文書の検索機能により必要な文書を素早く探し出せるため、業務の生産性向上が期待できます。チャットサポートがある場合、システムの操作方法に不慣れなユーザーも迅速にサポートを受けられ、スムーズに検索機能を活用することができます。
内部統制、情報セキュリティの強化
文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができるため、文書の機密性、可用性が高くなります。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などにより、文書の情報の完全性を高めることができます。チャットサポートがあることで、これらの機能の設定やトラブル発生時の対応が迅速に行え、内部統制の強化に貢献します。
ペーパレス化
文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、紙文書の保管スペースや管理の負担が削減されます。新しいシステムの導入には多くの疑問が付き物ですが、チャットサポートがあれば、導入プロセスでの不明点を即座に解決でき、スムーズな移行が可能です。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、システムに合わせて文書管理の運用ルールを整備する必要があります。詳細な運用ルールは初期設定の工数や利用者の負担を増やす可能性がありますが、チャットサポートがあれば、初期設定時の疑問点をリアルタイムで解消し、現場負担を軽減することができます。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
文書管理システムには、契約書や帳票などの機密性の高い文書が保管されており、運営会社のセキュリティ体制が特に重要です。チャットサポートがあることで、セキュリティ関連の疑問やトラブルにも即座に対応でき、安心してシステムを利用することができます。
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文書管理システムの選び方
文書管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムは、汎用的な文書全般を保管する汎用タイプと契約書の管理に特化したタイプとがあります。チャットサポートがあるかどうかも選定基準の一つに加えることで、導入後のサポート体制が整っている製品を選ぶことができます。
2
書類の登録機能から選ぶ
文書管理システムの中には、効率的に書類を登録するために必要な以下の機能を備えている製品があります。これらの機能についてもチャットサポートがあるかどうかを確認し、サポート体制が整っている製品を選びましょう。 ・複合機からの自動登録 ・特定のフォルダからの自動登録 ・書類の自動仕分け
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
文書管理システムは、書類の検索や内容を把握を簡単にするために以下の機能を備えています。チャットサポートがあると、これらの機能の活用方法についても迅速にサポートを受けられます。 ・全文検索 ・サムネイル表示 ・ランキング表示 ・検索条件に合う文書の自動通知
4
書類の期限管理機能から選ぶ
文書管理システムは、以下の書類の期限を管理する機能を備えています。チャットサポートがあれば、これらの機能の設定やトラブルシューティングも迅速に対応できます。 ・アラート設定 ・自動破棄 ・自動更新
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
文書管理システムは、機密性の高い情報を取り扱うため、権限やセキュリティに関わる以下の機能は特に重要です。チャットサポートがあることで、これらの機能の設定やトラブル時の対応が迅速に行えます。 ・閲覧、編集、ダウンロードの制限 ・印刷の制限 ・削除権限 ・パスワード設定 ・透かし文字の表示 ・ログ管理 ・タイムスタンプ ・電子帳簿保存法対
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