電話サポートを受けられる文書管理システム（シェア上位）
文書管理システムとは？
更新：2024年10月30日
文書管理システムは、文書を電子化して保管するシステムであり、ファイルの自動格納、版管理、ライフサイクル管理などの機能を持つ製品もあります。これにより、文書の保存場所、種類、期限、閲覧権限などが整理され、業務の効率化が図れます。電話サポートが充実している文書管理システムを選ぶことで、システム導入時や運用中のトラブル対応が迅速に行えるため、安心して利用することができます。特に初めて文書管理システムを導入する企業や、ITリテラシーが高くない従業員が多い企業にとっては、電話サポートの有無が重要な選定ポイントとなります。FitGapの文書管理システム診断では、サポート体制も含めて、自社に適したシステムを簡単にチェックすることができます。
導入メリット
検索性の向上
文書管理システムによって、文書の格納場所が整理され、検索機能が向上します。必要な文書を素早く探し出せるため、業務の生産性向上が期待できます。特に、電話サポートがあるシステムを選ぶことで、検索機能の使い方やトラブル発生時にすぐに対応してもらえるため、安心してシステムを活用できます。
内部統制、情報セキュリティの強化
文書管理システムは、メンバーごとに閲覧やアクセスを制限することができ、文書の機密性、可用性が高まります。また、タイムスタンプ機能や版管理機能などによって、情報の完全性も強化されます。電話サポートのあるシステムを選ぶことで、セキュリティ設定に関する疑問やトラブルにも迅速に対応してもらえるため、内部統制の強化に一層寄与します。
ペーパレス化
文書管理システムを導入することで、紙文書のペーパーレス化が実現し、保管スペースや管理の負担が削減されます。電話サポートがあるシステムを選ぶことで、導入初期の設定や運用に関するサポートを受けられ、スムーズにペーパーレス化を進めることができます。
導入注意点
文書の管理のルール整備
文書管理システムを導入する際には、運用ルールを整備する必要があります。電話サポートがあるシステムを選ぶことで、ルール整備の相談や具体的な設定方法についてもサポートを受けられます。これにより、初期設定の工数や利用者の負担を軽減し、効率的な運用が可能になります。
運営会社のセキュリティ、データの取り扱い
運営会社のセキュリティ体制は非常に重要です。電話サポートを提供しているシステムの場合、セキュリティに関する疑問や不安を直接相談でき、迅速に対応してもらえるため、信頼性が高まります。情報セキュリティ規格の取得状況やデータセンターのバックアップ状況なども確認し、電話サポートを活用して詳細な情報を得ることが重要です。
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文書管理システムの選び方
文書管理システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
汎用タイプか契約書管理特化タイプで選ぶ
文書管理システムには汎用タイプと契約書管理特化タイプがあります。電話サポートがあるシステムを選ぶことで、それぞれの特性や適用範囲についての詳細な説明を受けられるため、より適切な選択ができます。
2
書類の登録機能から選ぶ
文書管理システムにはさまざまな書類の登録機能があります。電話サポートを利用することで、これらの機能の設定方法や最適な利用方法について詳しく教えてもらえるため、効率的な運用が可能となります。
3
書類の閲覧、検索機能から選ぶ
文書管理システムの検索機能や閲覧機能は業務効率に大きく影響します。電話サポートがあるシステムを選ぶことで、これらの機能の使い方やトラブル対応についても迅速にサポートを受けられます。
4
書類の期限管理機能から選ぶ
文書管理システムの期限管理機能は非常に便利です。電話サポートがあるシステムを選ぶことで、設定や運用に関するサポートを受けられ、適切な期限管理が容易に行えます。
5
権限管理、セキュリティ要件から選ぶ
文書管理システムの権限管理やセキュリティ要件は非常に重要です。電話サポートがあるシステムを選ぶことで、これらの設定や運用に関する疑問やトラブルにも迅速に対応してもらえるため、安心して利用できます。 以上のように、文書管理システムを選ぶ際には、電話サポートの有無とその品質も重要な選定ポイントとなります。電話サポートを活用することで、システム導入や運用がスムーズに行え、業務効率やセキュリティの強化にもつながります。文書管理システム診断を利用して、自社に最適なシステムを見つけましょう
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