ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。理容業においても、スタッフ間の連絡や予約管理、クライアントとのコミュニケーションをスムーズに行うための強力なツールです。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。理容業では、予約の確認や急な変更への対応など、迅速なコミュニケーションが求められる場面が多いです。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、コミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。理容業においても、予約管理システムや顧客管理システムと連携することで、スタッフ全員がリアルタイムで最新情報にアクセスでき、業務効率が向上します。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。理容業では、新しいサービスの導入や技術トレーニングなど、特定のテーマについてスタッフ全員で共有しやすくなります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に理容業では、予約確認や顧客対応など、フォーマルなコミュニケーションが必要な場合もあるため、メールとの使い分けを明確にすることが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。理容業では、スタッフ全員に一斉に連絡を取りたい場合、メールや他の連絡手段も併用する方が効率的です。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。理容業でも、重要な顧客対応やクレーム対応など、記録を残す必要がある場合にはメールを使用する方が良いでしょう。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。理容業においては、他のシステムとの連携が重要となるため、チャットに特化したタイプがより適していますが、全体の業務を一括で管理したい場合にはグループウェアタイプも検討すると良いでしょう。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。理容業では、顧客との直接のやり取りが発生することが多いため、社外とのやりとりに対応したツールを選ぶことが重要です。以下の2つのパターンがあります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。理容業では、特に以下のカテゴリとの連携が有効です。 ・予約管理システム 予約の確認や変更通知がチャットに届きます。 ・顧客管理システム 顧客情報や予約履歴を参照できます。 ・タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあります。 理容業においては、特に予約管理や顧客対応の効率化が求められます。ビジネスチャットを適切に活用することで、業務の効率化と顧客満足度の向上が期待できます
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