ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、映画製作・配給業界での社内外の情報共有や連絡の手段として非常に有用です。例えば、映画製作チームのメンバーや配給会社とのコラボレーションにも活用できます。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。これにより、映画製作プロジェクトごとにメンバーを編成し、効率的にコミュニケーションを取ることができます。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。映画製作・配給業界では、緊急の連絡や迅速な意思決定が求められる場面が多く、ビジネスチャットを利用することでコミュニケーションのスピードを向上させることが可能です。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。映画の制作進行管理や配給スケジュールの調整も一元管理でき、業務効率が向上します。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。映画の特定シーンの製作に関するディスカッションや、配給戦略についての意見交換などがスムーズに行えます。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。特に、映画製作・配給業界では、儀礼的なコミュニケーションや公式文書のやり取りが必要な場合も多いので、メールとチャットの使い分けを明確にすることが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、映画のキャスト全員や配給先の複数の企業に一斉に連絡を取りたい場合、メールのBCC機能が便利です。しかし、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要がある場合があるため、その点を考慮する必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、映画製作配給業界での契約や正式なやり取りなど、記録として残す必要があるフォーマルなコミュニケーションには向いていません。公式文書や契約書のやり取りは、メールや他の正式な手段を使用することが推奨されます。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。映画製作・配給業界では、プロジェクトごとに異なるツールを使うことが多いため、チャットに特化したタイプが便利です。一方、グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができます。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。映画製作・配給業界では、外部のクライアントやパートナーと頻繁に連絡を取る必要があるため、社外とのやりとりがスムーズに行える製品を選ぶことが重要です。また、以下の2つのパターンの両方に対応している製品もあります。 トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。映画製作や配給プロジェクトごとにトークルームを作成することで、情報の整理が容易になります。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。この方式では、情報が組織に紐付くので整理しやすいですが、アカウントに紐づく履歴を一覧で見ることはできず、アカウントを切り替える必要があります。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。映画製作・配給業界で特に有用な連携は以下です。 web会議システム web会議の開始の通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。映画製作の進捗報告や配給戦略会議など、頻繁な会議が必要な場面で役立ちます。 タスク管理ツール タスクの開始や期限がチャットに通知されてリマインダーになります。映画製作の各工程や配給計画の進行管理に役立ちます。 ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。映画の予算承認や契約書の決済などがスムーズに行えます。 勤怠管理システム 勤怠に関する通知がチャットに届きます。映画製作スタッフのシフト管理や勤怠管理が簡単になります。 経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。映画製作にかかる経費の管理や承認が効率的になります。 チャットボット ビジネスチャットのシステム上で各種問い合わせに対応したり、ビジネスチャットから問い合わせすることができます。また、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができます。映画製作や配給業務での重要な連絡がメールで来る場合でも、チャットで通知を受け取ることで一元管理が可能です。 受付システム 来客通知がチャットに届きます。映画製作会社や配給会社での来客対応がスムーズになります。 ビジネスチャットの導入は、映画製作・配給業界でのコミュニケーションを効率化し、プロジェクトの成功に大きく寄与します。適切な製品を選び、業務に合わせた活用方法を検討してください
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