ビジネスチャットとは？
更新：2024年10月03日
ビジネスチャットは、業務での利用を目的としており、社内の情報共有や連絡の手段に加えて、社外とのコラボレーションにも活用できます。運動競技場を管理・運営する企業にとっても、スタッフ間の情報共有や競技場利用者との連絡手段として非常に有効です。アカウント管理機能で、アクセス権限の設定やグループの作成が可能であり、特定のイベントやプロジェクトメンバー同士のみでメッセージの交換を行うことができる製品もあります。
導入メリット
コミュニケーションのスピードアップ
メールと比較すると、チャットは挨拶や署名を省略し、用件を直接伝えられるため、送信手間と受信者の理解にかかる時間を節約できます。運動競技場では、イベントの準備や日常の運営において迅速なコミュニケーションが求められます。スタンプや簡潔な返信など、カジュアルなコミュニケーションが許容されることから、スタッフ間の連携がスムーズになります。
業務連絡の集約できる
ビジネスチャットは、他のカテゴリのツールと連携することで、業務連絡や通知を一箇所に集約でき、各カテゴリのツールを個別に確認することなく、ビジネスチャットだけで必要な情報を全て確認可能です。運動競技場の運営では、多くの情報が飛び交うため、情報の一元化が業務の効率化に繋がります。
話題に関するコミュニケーション
チャットでは宛先を指定せずにメッセージを送ることが可能です。これにより、特定の送信先とのやりとりだけでなく、特定の話題に焦点を当てたコミュニケーションが実現します。例えば、特定の競技イベントについての準備状況や進行状況を共有する際に便利です。これにより、情報の検索が容易になり、特定の知識を持つスタッフを探し出すことも容易になります。
導入注意点
メールとの差別化
メールとビジネスチャットには、それぞれ向き不向きがありますが、共通点が非常に多いため、相違点を理解せずに導入するとメールとの使い分けが曖昧になるケースがあります。運動競技場の運営でも、特に儀礼的な連絡や正式な通知はメールを使い、日常の連絡や情報共有にはチャットを使うといった使い分けが重要です。
大人数への連絡
ビジネスチャットは、特に大規模なグループへの連絡には向いていない場合があります。例えば、複数の競技場スタッフやボランティアに一斉に連絡を取りたい場合、メールではBCC機能を使って一度に送信することができますが、チャットでは一人ひとりに個別のダイレクトメッセージを送る必要があります。
フォーマルなコミュニケーションには不向き
ビジネスチャットは、送信後に送信者がメッセージの削除や編集ができるため、社外とのやり取りなどを記録として残すようなフォーマルなコミュニケーションには向いていません。運動競技場の運営でも、契約関連や正式な通知はメールや文書で行うことが望ましいです。
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ビジネスチャットの選び方
ビジネスチャットを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
1
ビジネスチャットのタイプから選ぶ
ビジネスチャットは、チャットに特化したタイプとグループウェアの1つの機能としてチャット機能を備えるグループウェアタイプがあります。運動競技場の運営では、他ツールとの連携が重要になるため、チャットに特化したタイプが適しているかもしれません。グループウェアタイプは、メール、カレンダー、タスク管理、ワークフローなどの様々な機能を1つのツールで賄うことができるため、一元管理が可能です。
2
社外とのやりとりできる製品を選ぶ
ビジネスチャットツールの中には、社外とのやりとりもできる製品があります。運動競技場の運営では、スポンサーやボランティア、外部業者との連絡が必要になることが多いため、以下の2つのパターンを考慮する必要があります。 ・トークルーム作成型 社内チャットにトークルームを追加し、参加および招待します。LINEやChatworkなどの製品が該当します。 ・ゲスト参加型 組織にゲストを招待し、参加させることができます。Microsoft Teams、Slackなどが該当します。
3
他カテゴリとのシステム連携で選ぶ
ビジネスチャットは、他カテゴリとのシステム連携することで各種通知を受け取ることができます。運動競技場の運営では、以下の機能が特に役立ちます。 ・web会議システム 競技場スタッフや外部業者との会議の開始通知がチャットに届き、その通知からweb会議に参加することができます。 ・タスク管理ツール イベント準備や日常の業務のタスク開始や期限がチャットに通知され、リマインダーとして機能します。 ・ワークフローシステム 承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。競技場の運営における各種申請や承認がスムーズに行えます。 ・勤怠管理システム スタッフの勤怠に関する通知がチャットに届き、チャットから打刻できる製品もあります。 ・経費精算システム 経費精算申請の承認依頼や決済通知がチャットに通知されます。 ・チャットボット 各種問い合わせに対応したり、共有したファイルや過去の会話などをスムーズに参照することができます。 ・メールソフト メールの受信、メールのメッセージなどをチャットに通知することができ、コミュニケーションを1つに集約することができます。 ・受付システム 来客通知がチャットに届きます。訪問者が担当者を指定して直接通知できる製品もあり、運動競技場の訪問者対応がスムーズになります
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