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Web会議システムとは?

更新:2024年11月11日

Web会議システムは、インターネットを通じて音声や映像を共有しながら会議を行えるツールです。これにより、地理的な制約なくコミュニケーションを取ることが可能となり、リモートワークやテレワークの普及に大きく貢献しています。特に中国語でのコミュニケーションを必要とする企業にとって、言語の壁を越えて効率的な会議が行える点が大きなメリットです。 類似のカテゴリに、テレビ会議システムがありますが、テレビ会議システムはWeb会議システムの中でもカメラ、マイク、スピーカーなどの専用の機器を必要とするものを指します。テレビ会議システムはデバイスの制約と引き換えに高品質な映像や音声を提供できるため、大規模な会議やフォーマルな会議などに適しています。中国語対応のテレビ会議システムも増えており、特に中国市場や中国語圏のビジネスパートナーとの会議に適しています。

pros

導入メリット

場所の制約がなくなる

Web会議システムはネット環境さえあれば、場所を問わずに音声と映像を伴う通話ができるため移動時間や交通費の節約につながります。特に中国語での会議を頻繁に行う企業にとっては、中国やその他の中国語圏の地域とのスムーズなコミュニケーションが可能となり、リモートワークの推進や商談、面談数の増加、意思決定のスピードの向上などが期待できます。

映像でコミュニケーションできる

Web会議システムは、メール、電話、チャットと比べて映像でコミュニケーションできるメリットがあります。特に中国語でのコミュニケーションにおいては、言葉だけでなく表情やジェスチャーも重要な要素となります。図や資料を共有しながら話したり、非言語的コミュニケーションを行うことで、より効果的な会議が実現します。

cons

導入注意点

記録を残しにくい

Web会議は、メールやチャットに比べて文字のやりとりが自動で残らないため、言った言わないのトラブルや重要な発言を忘れるなどのリスクがあります。特に中国語での会議の場合、言語の違いによる誤解が生じやすいため、レコーディング機能を備えたシステムを選び、会議内容の記録を残す手段を別に用意しましょう。重要な会議はレコードした上で、議事録などと合わせて管理する仕組みを事前に整えることが重要です。

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Web会議システムの選び方

Web会議システムを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。

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用途特化型のWeb会議システムを選ぶ

Web会議システムは汎用的なWeb会議ツールの他に、特定の用途に特化した以下のタイプがあります。各タイプごとに選ぶべきポイントは異なるため、更に詳細なポイントはWeb会議システム診断で要件をチェックしましょう。 Web面接特化 Web面接ツールなどともいわれ、Webでの採用面接に特化したタイプです。特に中国語対応の面接ツールを選ぶことで、中国語話者の候補者とスムーズにコミュニケーションを取ることができます。 セミナー、動画配信特化 ウェビナーツール、動画配信ツールなどともいわれ、セミナー、動画配信に特化したタイプです。中国語でのウェビナーや動画配信を行う場合、字幕や音声翻訳機能が充実しているツールを選ぶと良いでしょう。 取引先との商談特化 オンライン商談ツールともいわれ、商談に特化したWeb会議システムです。中国語での商談においては、トークスクリプトの表示や商談の履歴管理が重要です。これにより、言語の違いによるミスを防ぐことができます。 株主総会特化 バーチャル株主総会支援サービスなどといわれ、株主総会に特化したツールです。特に中国語対応のツールを使うことで、中国語話者の株主とも円滑にコミュニケーションを取ることができます。

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認知度で選ぶ

Web会議システムの場合、取引先が扱いやすいことが重要なため、認知度は選定基準の1つです。中国語対応の製品で認知度が高いものを選ぶと、多くの人の使用経験があり、設定などに躓くことなくコミュニケーションすることができます。 会議の参加人数上限で選ぶ Web会議システムは、製品によって参加できる人数の上限が異なります。特に中国語圏の大規模な会議やセミナーを行う場合、参加人数上限が高い製品を選ぶことが重要です。参加可能な人数の上限は以下の通りです。自社に必要な参加人数を事前に想定しておきましょう。 ・10人以下 ・100人以下 ・1000人未満 ・1000人以上

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便利なWeb会議の機能で選ぶ

Web会議システムを選ぶ上で、便利で需要の高い機能は以下です。特に中国語での会議においては、自動翻訳機能や自動文字起こし機能が非常に役立ちます。 ・自動文字起こし ・自動翻訳 ・バーチャル背景 ・ファイルの共同編集 ・会議外でのチャット ・会議室へのパスコード設

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