二要素認証対応の給与計算ソフト（シェア上位）
給与計算ソフトとは？
更新：2024年07月10日
給与計算ソフトとは、従業員の給与計算を効率的かつ正確に行うためのソフトウェアです。多くの製品がラインアップされており、大まかに以下のような分類に分けられます。 簡易的なタイプ 給与手当の金額を直接入力し、残業代の計算、法定控除のみ自動計算できるものがあります。このタイプでも二要素認証を導入することで、セキュリティを強化し、不正アクセスを防ぐことが可能です。 高度なタイプ 給与手当の計算設定をユーザーが任意で設定して計算可能なもの、昇給計算や福利厚生、年末調整など給与周辺の業務の機能を搭載しているものがあります。こうした高度な機能を持つソフトウェアでも、二要素認証を活用することで、各種データのアクセスをより厳重に保護することができます。 同一メーカーからのシリーズ展開があるタイプ 給与計算だけでなく人事情報を合わせて管理することが可能な人事給与統合の製品、勤務管理、労務手続きや採用管理を行うシリーズを展開している製品、人事業務だけでなく他業務との連携を視野に入れる場合は会計シリーズを展開している製品もあります。これらの統合システムでも二要素認証の導入は非常に有効で、特に複数のシステム間でのデータ連携時にセキュリティを維持するために役立ちます。
導入メリット
給与計算業務の効率化
給与計算ソフトを使用することで、従業員の給与計算が正確かつ労力を大幅に削減し、生産性を向上させることができます。特に、手当を自動で計算可能な製品であれば、Excelなどで行っていた計算業務と比較して正確で効率的に給与額を算出することができます。また、法律や規則に基づく給与計算が可能であり、ソフトウェアの定期的なアップデートにより、頻繁に行われる法改正にも迅速に対応し、常に最新の法令や規則に準拠することができます。さらに、二要素認証を導入することで、システムへのアクセスが制限され、不正なアクセスやデータ漏洩のリスクを低減することができます。
給与関連データの活用
給与計算ソフトを利用することで、給与計算の結果履歴をシステムの中に保管することが可能となります。Excelや紙での管理と比較してデータの活用や分析が容易に行うことができます。また、二要素認証を活用することで、データにアクセスする際のセキュリティを強化し、不正アクセスやデータの改ざんを防ぐことができます。
導入注意点
他業務システムとの連携
法律や規則が改正された際は、給与計算ソフトの更新が必要なことがあり、更新を行わないと、法律や規則に違反する可能性があります。特に、買い切り型の製品の場合には、買い替えや提供会社に交換の対応を依頼する必要があります。さらに、他業務システムと連携する際にも、二要素認証を導入しておくことで、システム間のデータ移動時のセキュリティを強化できます。
定期的な更新が必要
法律や規則が改正された際は、給与計算ソフトの更新が必要なことがあり、更新を行わないと、法律や規則に違反する恐れがあります。特に、買い切り型の製品の場合には、買い替えや提供会社に交換の対応を依頼する必要があります。さらに、二要素認証を導入することで、ソフトウェアの更新時にもセキュリティを確保し、未更新のシステムへの不正アクセスを防ぐことができます。
給与計算の基礎知識は必要
給与計算ソフトは、自動で給与を計算してくれますが、トラブルやミスが生じた際にスムーズに対応するためには、給与計算の仕組みを理解している人の存在が重要です。そのため、給与計算の業務に関連した知識を学習しておく必要があります。これに加え、二要素認証の仕組みについても理解しておくことで、ソフトウェアのセキュリティ設定を適切に管理することができます。
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給与計算ソフトの選び方
給与計算ソフトを選ぶにあたり、以下のポイントを確認することで、自社に合ったものを選べます。
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自社の規模に合った製品を選ぶ
給与計算ソフトは、想定している従業員人数規模から選ぶことができます。従業員数が少ない場合、ほとんどの製品で問題なく対応可能なため、初期設定の工数が低いミニマルな製品が適しています。一方、従業員が100名規模や1,000名規模になると、取り扱う情報量が増加するため、小規模向けの製品では、一括処理やデータの一覧表示に対応できなくなる恐れがあります。FitGapの給与計算システム診断では、自社の企業規模に適した製品を知ることができます。また、従業員数が多い場合や情報量が多い場合には、二要素認証が特に重要で、セキュリティ強化のための機能が充実している製品を選ぶと良いでしょう。
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自動化したい業務範囲で選ぶ
どの製品も、基本的な給与計算処理を実行することは可能ですが、人事情報などから給与や賞与の自動計算の対応している製品や、海外手当や出向手当などの自動計算に対応している製品などの高度な給与計算処理ができる製品もあります。自動化したい業務範囲に適した製品をFitGapの給与計算システム診断でチェックしましょう。また、自動化された機能へのアクセスを保護するため、二要素認証を導入している製品を選ぶと、セキュリティが更に強化されます。
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クラウド製品かオンプレ製品かで選ぶ
給与計算ソフトで取り扱う情報は、個人情報の中でも機微なものにあたります。自社のセキュリティポリシーに応じて、クラウドサービスでの給与計算を避け、オンプレミス対応の製品を選ぶ選択肢があります。また、連携したい周辺システムによっては、クラウド製品では自動での連携が難しかったり、追加の手間が必要になることがあります。もちろんクラウド化することで多拠点や在宅での業務対応が可能になるというメリットもあるため、自社に適したタイプを選ぶようにしましょう。クラウド製品であれオンプレ製品であれ、二要素認証を導入することで、外部からの不正アクセスを防止し、データの安全性を確保できます。
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連携する製品との相性で選ぶ
給与計算ソフトには、周辺システムである人事管理製品、勤怠管理製品、会計製品などと標準で自動連携できるものがあります。同じシリーズ製品であれば特に追加の開発が必要なく連携可能できるものが多く、他社製品でも連携可能なテンプレートを搭載されているものが増えています。自社で利用している製品との相性を確認しておくとよいでしょう。連携時にも二要素認証を導入しておけば、各システム間でのデータ移動の際にセキュリティを維持することができ、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます
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